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Invertimos en el mantenimiento de máquinas, ¿y en el de las personas?

 

Invertimos en el mantenimiento de la maquinaria que utilizamos en nuestro proceso productivo, pero ¿invertimos en el mantenimiento de las personas que manejan esa maquinaria? ¿Acaso las personas no necesitan de un mantenimiento adecuado para mantener su nivel de compromiso y de eficacia, para realizar el trabajo de forma óptima?

“Una empresa no puede prosperar si no tiene a sus empleados detrás”. Neville Isdell

Toda empresa tiene dos activos fundamentales, empleados y clientes, sin ellos la empresa no tiene sentido. Por tanto, si los empleados son fundamentales en el éxito de una empresa, ¿por qué no se invierte lo necesario para mantener el capital humano de la empresa en las mejores condiciones

Si no cuidamos el potencial humano de nuestra empresa, manteniéndolo en óptimas condiciones, no podremos conseguir un crecimiento sostenible de la empresa.

Si realizamos un paralelismo entre el mantenimiento de maquinaria y el que podemos aplicar a las personas, veremos los distintos tipos de mantenimiento que podemos realizar o tener en cuenta.

Correctivo.

En este caso actuamos de forma reactiva, es decir, solo actuamos cuando el empleado no se siente a gusto y manifiesta su malestar. En muchas ocasiones esta situación se vuelve irreversible, y podemos perder el potencial que tiene esa persona, bien porque abandona la empresa o bien porque cambia su actitud, decayendo su nivel su compromiso. En este caso corremos el riesgo de llegar demasiado tarde a solucionar el problema, teniendo unas consecuencias nefastas y un coste económico muy elevado.

Preventivo.

Realizamos tareas rutinarias a lo largo del tiempo para mantener el nivel de satisfacción del empleado. Podría considerarse como un ejemplo el uso de pagas extraordinarias o beneficios sociales como vales de comida, seguros médicos, planes de jubilación,…

En este caso intentamos cubrir las necesidades de satisfacción básicas, evitando así los casos de insatisfacción laboral más comunes.

Predictivo.

En esta clase de mantenimiento podemos realizar una serie de tareas para evaluar el estado de los empleados, como por ejemplo evaluaciones de desempeño, encuestas de satisfacción,…

Con estas medidas pretendemos verificar el estado de satisfacción del empleado, pudiendo así anticiparnos a una posible crisis, puesto que podemos detectarlas a tiempo.

TPM.

En este tipo de mantenimiento queremos involucrar al empleado, tanto en el diseño como en la realización de las tareas que van a ayudar a mantener su estado de satisfacción y de compromiso en unos niveles óptimos. 

Nuestra intención es que el empleado sienta que es una parte muy importante dentro de la empresa  y, por tanto, le invitamos a aportar sus ideas. Podemos utilizar buzones de sugerencias, grupos de trabajo, etc, para que el empleado pueda exponer su opinión y ofrecer propuestas.

Proactivo.

Nuestra intención es evitar situaciones recurrentes de crisis laboral, por tanto pretendemos atajar de raíz la causa de los conflictos, es decir, si tenemos algún problema recurrente no nos basta con resolver dicho conflicto, sino que buscamos poner remedio a la causa de ese problema recurrente, evitando de esa forma que pueda volver a suceder dicho conflicto.

RCM.

Con este tipo de mantenimiento pretendemos adecuar el mantenimiento para cada empleado. Es indudable que no a todas las personas les motivan las mismas cosas, por lo que realizaremos un estudio entre nuestros empleados, a fin de obtener las mejores medidas para mantener su estado de satisfacción.

 

¿Es necesario invertir y realizar tareas de mantenimiento en los empleados de nuestra empresa? Según mi punto de vista si, sin duda, sobre todo si lo que pretendemos es ser competitivos y disponer de una plantilla motivada, satisfecha y comprometida, posibilitando así el crecimiento sostenible de la empresa.

 

Ahora es tu turno,

  • ¿Estás de acuerdo con esta clasificación? ¿Tienes alguna sugerencia?
  • ¿Consideras que en tu empresa se realiza un mantenimiento adecuado a los empleados?
  • ¿Crees que se podría tomar alguna medida para mantener o mejorar el nivel de satisfacción de los empleados? ¿Cuáles?

Te invito a compartir tus sugerencias en los comentarios.

 
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Resumen conferencia: Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento

 

El pasado 6 de mayo participamos en la conferencia sobre mantenimiento en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid.

La conferencia constaba de dos ponencias, Angel Partida expuso “Las 9 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento“ y Jorge Asiain  expuso “Sistemas avanzados de mantenimiento, TPM, LEAN y RCM“.

Foto de Angel Partida y Jorge Asiain

El objetivo de la conferencia es el de clarificar y desmitificar conceptos, así como realizar un cambio de visión en la forma de ver el mantenimiento.

La conferencia comenzó con una introducción en la que se definía como principal objetivo del mantenimiento evitar averías o anticiparse a ellas y planificar las intervenciones, es decir, queremos tener el control y no depender de los equipos, queremos decidir cuando realizamos las tareas necesarias de mantenimiento.

A la hora de implementar o mejorar un sistema de mantenimiento, tendremos que ver, en caso de no poder invertir, qué se puede hacer con los recursos disponibles, o ver qué podemos hacer si tenemos posibilidad de invertir. Para este segundo caso, se explicó un método que nos puede ayudar a la hora de justificar la inversión en mantenimiento ante la Dirección de la empresa.

Foto de Angel Partida justificando el coste de mantenimiento

Las 9 claves que considero esenciales a la hora de gestionar el mantenimiento son las siguientes:

1. Definición de objetivos.

El primer paso es saber qué queremos lograr y cómo lo vamos a conseguir, así como saber cuánto podemos invertir.

Por otra parte, es imprescindible contar con el compromiso a todos los niveles de la empresa para que el sistema de mantenimiento tenga éxito. También debemos tener en cuenta que hay que mantener el equilibrio P/CP.

2. Sistema de mantenimiento.

El segundo paso es definir el tipo de mantenimiento a implementar, para lo cual es aconsejable realizar un estudio de criticidad que nos ayude a determinar el tipo de mantenimiento adecuado para cada equipo. Hay que tener en cuenta que podemos utilizar técnicas y herramientas de predictivo a un coste muy asequible.

No podemos olvidarnos de la importancia de la lubricación y de la filtración, habitualmente infravaloradas en el mantenimiento, como herramientas de protección y que ayudan a mejorar el funcionamiento de los equipos.

3. Recursos.

Hay que analizar los recursos necesarios (herramientas, repuestos, documentación, codificación, …), que nos van a facilitar la realización de las tareas de mantenimiento, mejorando la calidad de las tareas y reduciendo tiempos de actuación.

También hay que tener en cuenta, si el personal necesario para realizar el mantenimiento ha de ser de la propia empresa o si puede ser  aconsejable contratar servicios especializados.

No vale simplemente disponer de los recursos adecuados sino que hay que saber cómo utilizarlos adecuadamente.

4. Formación.

Imprescindible para saber cómo realizar las tareas, cómo utilizar las herramientas necesarias y cómo tener en cuenta los procedimientos de seguridad. También es necesaria a la hora de mantenernos actualizados como profesionales.

Y tan importante es la formación como la información, es decir, además de explicar qué hay que hacer y cómo se tiene que hacer, hay que dotar de sentido al trabajo que vamos a realizar explicando por qué y para qué se hace, generando de esta forma un mayor nivel de confianza y compromiso.

5. Seguridad, Calidad y Medio Ambiente.

No vale con declarar la seguridad como prioridad a la hora de realizar cualquier tarea, hay que velar porque se cumpla. Por tanto se necesita una formación adecuada y una concienciación de la importancia de la seguridad y de las consecuencias por falta de seguridad. Y esto no puede ser por compromiso sino porque creemos firmemente en la seguridad como prioridad a la hora de realizar un trabajo.

Esa concienciación de la seguridad como prioridad nos va a ayudar a potenciar la confianza a la hora de realizar el trabajo y va a mejorar la calidad del trabajo.

No podemos olvidarnos de las revisiones, inspecciones y legalizaciones necesarias, que van a repercutir en los seguros contratados por la empresa y que puede suponer variaciones importantes de dinero, tanto a la hora de pagar los seguros como de la cuantía a percibir en caso de accidente.

Es recomendable utilizar procedimientos de trabajo, de forma que nos facilite la trazabilidad, repetitibilidad y optimización del proceso, es decir, utilizar un sistema de calidad aunque no sea imprescindible tener la certificación ISO 9001.

Si duda vamos a generar residuos en nuestro proceso, por lo que deberemos identificar los diferentes tipos de residuos, fijar una ubicación para depositarlos y ver cómo se van a gestionar, sin olvidarnos de informar al personal relacionado con el proceso, para evitar almacenamientos indebidos en zonas no habilitadas.

No podemos olvidarnos de la gestión energética, primero deberemos realizar un control y seguimiento de los puntos de máximo consumo, para evitar sobreconsumos, para  posteriormente estudiar la posibilidad de sustituir equipos buscando una mayor eficiencia energética.

6. Comunicación.

Necesitamos potenciar la comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo.

A nivel interno, ¿conozco la importancia del trabajo que hacen otros departamentos? La comunicación nos va a facilitar la colaboración entre departamentos, mejorando la planificación y coordinación de tareas, y también va a incidir de forma positiva en el clima laboral.

A nivel externo, ¿escuchamos adecuadamente a nuestros clientes y proveedores? Queremos mejorar la experiencia de ambos con nuestra empresa, incrementando los niveles de satisfacción y confianza.

7. Gestión de Compras, Contratos y Proveedores.

Establecer procedimientos de compras sin perder flexibilidad, así como establecer contratos o acuerdos con los proveedores, que nos ayuden a mejorar las condiciones existentes y que nos permitan reducir costes.

Desde mi punto de vista es aconsejable cambiar la relación con nuestros proveedores, pasando de una relación comercial a una relación de socio estratégico y generar relaciones ganar-ganar.

8. Software de gestión de mantenimiento. GMAO.

No solo es importante documentar los datos relacionados con el mantenimiento (tareas programadas, averías, acciones realizadas, recursos utilizados, incidencias, datos técnicos, mediciones, tendencias, …), sino que es imprescindible utilizar esos datos y analizarlos para extraer todo su valor, de forma que nos ayude a tomar decisiones y mejorar los procesos.

Muchas veces he escuchado el comentario “tenemos gran cantidad de datos pero no tenemos tiempo para analizarlos“. Los datos no nos sirven de nada si no los analizamos y extraemos todo su valor.

Un software de gestión (GMAO) nos va a facilitar ese análisis, nos va a posibilitar utilizar esos datos con agilidad, nos va a facilitar la toma de decisiones y nos va a dar tiempo, tiempo que representa dinero.

9. Seguimiento y mejora continua.

Para que un sistema de mantenimiento sea eficaz, ha de mantenerse vivo y en continua evolución, por lo que es imprescindible definir KPI’s que nos ayuden a evaluar nuestro sistema y facilitar el seguimiento que nos permita realizar mejoras.

 

En definitiva, gestionando un sistema de mantenimiento de forma eficiente, podemos lograr grandes ahorros tanto en tiempo como en costes.

Es preciso gestionar el cambio, de forma que no se vea como una amenaza sino como una oportunidad, por lo que es necesario analizar todas las posibilidades que nos puede ofrecer nuestro sistema y no quedarnos con las primeras apreciaciones (gasto, carga de trabajo,…), es decir, debemos fijar objetivos a medio plazo y no quedarnos en el corto plazo.

 

Ahora es tu turno, ¿consideras que se tienen en cuenta estos 9 puntos a la hora de gestionar el mantenimiento en tu empresa? ¿Qué opinas de estos puntos? ¿Crees que se podría incluir algún punto más?

Te invito a compartir tu experiencia o tus sugerencias en los comentarios.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Creando equipo. Las claves del trabajo en equipo

 

En el anterior artículo hablé del último curso que impartimos en empresa, y comentaba cómo la motivación tiene un fuerte componente personal, y que no podemos limitarnos a esperar una motivación externa, sin poner nada de nuestra parte.

El curso estaba dividido en dos jornadas y, “Creando equipo”, era el título de la segunda jornada, y se hablaba de la importancia del trabajo en equipo y de cómo crear equipo.

“Una empresa no puede prosperar si no tiene a sus empleados detrás”. Neville Isdell

Una vez hemos logrado un mayor conocimiento de nosotros mismos y, una vez estamos abiertos a aportar nuestro grano de arena, hemos de conocer la importancia del trabajo del resto del equipo. Este conocimiento potenciará la confianza en nuestros compañeros, que, a su vez, generará mayor compromiso, viéndose reflejado en la consecución de los objetivos.

A la hora de crear el equipo de trabajo y de trabajar en equipo es imprescindible que exista un objetivo claro, definido y alcanzable. Esto dará sentido al trabajo que se va a realizar. La definición de objetivos es válida tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo.

Pero no es lo mismo un equipo de trabajo que trabajar en equipo. Un equipo de trabajo puede ser la suma de trabajos individuales pero no de trabajo colaborativo. Desgraciadamente, en muchos casos el equipo de trabajo está compuesto por una suma de egos que interfieren en el trabajo en equipo y esto no es eficaz para alcanzar los objetivos planteados. Para trabajar en equipo hace falta espíritu de colaboración y sobra espíritu de imposición.

También es aconsejable, desde mi punto de vista, que estén bien definidas la misión (el por qué de la empresa, la razón de ser), la visión (hacia dónde va la empresa) y los valores de la empresa, puesto que también aportará un mayor sentido al trabajo. Es importante también que los valores de la empresa y los del empleado estén alineados para lograr mejores resultados.

Por otra parte, es necesario potenciar la comunicación, puesto que es la llave de la motivación. Nos va a ayudar a mejorar la transparencia y la confianza, además de eliminar la rumorología, uno de los grandes enemigos de la eficiencia en el trabajo.

Para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo, podemos utilizar herramientas como la empatía, la asertividad y la escucha activa, sin perder de vista los diferentes niveles de comunicación:

  • Racional: contenido del mensaje.
  • Físico: lenguaje no verbal.
  • Emocional: desde dónde hablo.

Para que la comunicación sea bidireccional no podemos olvidarnos del feedback como herramienta, que nos ayudará también en la mejora de nuestros procesos.

Indudablemente, a la hora de realizar el trabajo irán surgiendo problemas, por lo que es necesaria una correcta gestión de los mismos, es decir, debemos ser proactivos y centrarnos en buscar soluciones y no culpables, algo que tendemos a hacer con frecuencia.

Otro de los problemas habituales al que nos enfrentamos es el tiempo o, mejor dicho, la falta del mismo. Es frecuente escuchar “no hay tiempo” o “no tengo tiempo”, pero a veces es preciso hacer una pausa y pararnos a pensar, o emplear algo más de tiempo para poder hacer los trabajos adecuadamente.

“Si no tienes tiempo para hacer las cosas bien, ¿qué te hace pensar que tendrás tiempo para hacerlas de nuevo?”. Seth Godin

Por último, es importante gestionar la información que se irá generando en la realización de las tareas, y poder analizar dicha información, tanto para realizar un seguimiento del trabajo, como para ir mejorando nuestros procesos de forma continua.

En resumen, las claves, si queremos lograr un buen trabajo en equipo, son:

  • definir los objetivos a lograr,
  • mantener el foco en dichos objetivos,
  • dar el mayor sentido posible al trabajo a realizar,
  • potenciar la comunicación y el feedback,
  • gestionar la información y analizarla, facilitando el seguimiento de las tareas, mejorando así la eficiencia y la mejora continua,
  • ser proactivos en la gestión de los problemas, buscando soluciones y no culpables.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Herramientas de innovación, ayuda en el desarrollo de ideas

 

Como ya comentaba en un artículo anterior, considero que es necesario potenciar la innovación dentro de la empresa. Por eso es imprescindible rescatar el talento interno de la empresa, talento que en muchas ocasiones es desperdiciado y en otras ocasiones no se aprovecha como se debería.

Indudablemente el empleado es el que mejor conoce los puntos positivos y negativos de su trabajo, donde es posible optimizar, donde eliminar procesos y donde añadir o cambiar procesos. La clave está en lograr que el empleado sienta que puede aportar, que su conocimiento y sus sugerencias pueden ser tenidas en cuenta, que es más que un simple eslabón dentro de la cadena de producción.

No obstante el talento necesita también de la formación adecuada para que se mantenga en constante evolución.

En el proceso de innovación se pueden utilizar algunas herramientas a la hora de desarrollar las ideas o los proyectos, algunas de estas herramientas pueden ser:

Brainstorming.

La tormenta de ideas fue ideada en 1938 por Alex Faickney Osborn.  Es una herramienta de trabajo en grupo, en la que se plantea una reunión para generar ideas y hacer sugerencias sobre un tema determinado, aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

DAFO.

Método con el que se estudia la situación de un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades). Dicho análisis se realiza utilizando una matriz cuadrada. Con esta herramienta se pretende determinar las ventajas competitivas.

Seis Sombreros.

Técnica creada por Edward de Bono en la que se presenta una metodología para lograr reuniones más eficientes. También puede ser utilizada a la hora de analizar un proyecto, utilizando de forma objetiva cada uno de los sombreros, cuyo color equivale a una forma de pensamiento. Puede ser utilizado de forma que una persona utilice el pensamiento de un sombrero concreto o también una misma persona puede utilizar distintos sombreros según el pensamiento que se necesite en cada momento.

  • Sombrero blanco: es el encargado de exponer los hechos, los datos objetivos.
  • Sombrero azul: se utiliza para establecer el proceso del pensamiento, define los objetivos, establece la ruta o estrategia para llevarlos a cabo y evalúa lo que tenemos en el inicio y hacia dónde nos dirigimos.
  • Sombrero rojo: representa las emociones, la reacción visceral ante una idea.
  • Sombrero negro: es el pensamiento crítico, busca los posibles problemas. La intención es la de una crítica constructiva.
  • Sombrero amarillo: expone los beneficios de una idea, la mirada positiva aunque de forma analítica.
  • Sombrero verde: expresa la creatividad, busca ofrecer nuevas ideas y posibilidades.

Modelo Canvas.

Herramienta ideada por Alexander Osterwalder e Yves Pigneur, que permite describir de forma lógica la forma de un negocio o proyecto, agrupando los componentes en cuatro áreas que responden a cuatro preguntas (Qué, Quién, Cómo y Cuanto) y utilizando un diagrama estructurado en nueve bloques estratégicos:

  1. Propuesta de valor.
  2. Cliente al que se dirige el proyecto, segmentación.
  3. Canal de distribución, por el que se llega al cliente.
  4. Relación con el cliente.
  5. Fuentes de ingresos.
  6. Actividades clave para realizar el producto o servicio.
  7. Recursos clave necesarios.
  8. Alianzas estratégicas o colaboradores.
  9. Estructura de costes.

Pensamiento lateral.

Técnica de Edward de Bono utilizada para la resolución de problemas de forma imaginativa. Al evaluar un proyecto, limitaríamos las soluciones con el pensamiento habitual, es decir, con el pensamiento lógico, por lo que al utilizar el pensamiento lateral se pretende romper ese patrón rígido buscando nuevos puntos de vista y caminos alternativos mediante provocaciones del pensamiento permitiendo encontrar nuevas, ingeniosas e innovadoras soluciones. En el proceso se utilizan cuatro elementos:

  • Comprobación de suposiciones.
  • Hacer las preguntas correctas.
  • Creatividad.
  • Pensamiento lógico.

 Estas herramientas pueden ayudar a la hora de innovar, pero es imprescindible que exista una cultura de innovación en la empresa si queremos potenciar la innovación.

“Nos enfocamos en lo que existe, no en lo que podría existir”. Mario Alonso Puig

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Sistemas de gestión e innovación. ¿Coste o inversión?

 

El pasado 17 de septiembre participé en la conferencia “Claves para la Gestión eficiente de las empresas”, organizada por el Ayuntamiento de Tres Cantos y AEMME  (Asociación Española Multisectorial de Microempresas).

En mi ponencia hablé de los “Sistemas de Gestión e Innovación”, en la que se presentaba la visión habitual que tienen las empresas en la que estos conceptos suponen un coste y se planteaba la necesidad de un cambio de visión, de verlos como una inversión que repercutirá en el desarrollo de la empresa y en una mejora de la rentabilidad.

Ponencia "Sistemas de Gestión e Innovación"

Ponencia “Sistemas de Gestión e Innovación”

Desde mi punto de vista, es imprescindible realizar una pausa en la marcha diaria de la empresa y analizar las consecuencias de las acciones que se están realizando, ver la situación en ese momento de la empresa, ver si se están cumpliendo los objetivos  y la posibilidad de replantear dichos objetivos en caso de ser necesario.

El principal obstáculo que nos encontramos es la resistencia al cambio, el cambio se ve normalmente como una amenaza y no como una oportunidad de crecimiento y mejora.

“La gente tiene la mente muy abierta hacia las cosas nuevas siempre y cuando sean exactamente iguales a las viejas”. Charles Kettering

Otro gran obstáculo es el tiempo, en gran medida se utiliza como excusa, “no tengo tiempo” es uno de los argumentos más habitual para rechazar algo nuevo, pero ¿es cierto que no disponemos de tiempo? Considero que no es cierto que no se disponga de tiempo, puesto que el tiempo del que disponemos está en función de las prioridades que marcamos, en el uso que hacemos de nuestro tiempo y, en este caso, ante un posible cambio, no queremos darle la prioridad que necesita dentro de nuestro tiempo. Ese miedo al cambio nos hace rechazar la propuesta novedosa.

“No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho”. Séneca

Los sistemas de gestión nos van a permitir utilizar adecuadamente la información disponible en la empresa y nos va a ayudar en la toma de decisiones, además nos va a proporcionar tiempo, un tiempo que podemos utilizar en la optimización de los procesos y en innovación.

Como  ya comenté en un otro artículo,  generalmente se relaciona la innovación con algo tecnológico o sofisticado, pero la realidad es muy distinta, es posible innovar en cualquier empresa introduciendo novedades, reinventando o transformando.

A continuación se puede ver la presentación que utilicé en mi ponencia.

 

La clave de los sistemas de gestión e innovación son las personas, son quienes optimizan los sistemas, quienes pueden sugerir mejoras, por tanto es fundamental potenciar el talento interno de la empresa.

“Una empresa no puede prosperar si no tiene a sus empleados detrás”. Neville Isdell

En resumen, los sistemas de gestión e innovación ayudan a mejorar la competitividad, facilitan la flexibilidad, aumentan la rentabilidad y en definitiva posibilitan el crecimiento  de la empresa.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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