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Resumen conferencia: Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento
El pasado 6 de mayo participamos en la conferencia sobre mantenimiento en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid.
La conferencia constaba de dos ponencias, Angel Partida expuso “Las 9 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento“ y Jorge Asiain expuso “Sistemas avanzados de mantenimiento, TPM, LEAN y RCM“.
El objetivo de la conferencia es el de clarificar y desmitificar conceptos, así como realizar un cambio de visión en la forma de ver el mantenimiento.
La conferencia comenzó con una introducción en la que se definía como principal objetivo del mantenimiento evitar averías o anticiparse a ellas y planificar las intervenciones, es decir, queremos tener el control y no depender de los equipos, queremos decidir cuando realizamos las tareas necesarias de mantenimiento.
A la hora de implementar o mejorar un sistema de mantenimiento, tendremos que ver, en caso de no poder invertir, qué se puede hacer con los recursos disponibles, o ver qué podemos hacer si tenemos posibilidad de invertir. Para este segundo caso, se explicó un método que nos puede ayudar a la hora de justificar la inversión en mantenimiento ante la Dirección de la empresa.
Las 9 claves que considero esenciales a la hora de gestionar el mantenimiento son las siguientes:
1. Definición de objetivos.
El primer paso es saber qué queremos lograr y cómo lo vamos a conseguir, así como saber cuánto podemos invertir.
Por otra parte, es imprescindible contar con el compromiso a todos los niveles de la empresa para que el sistema de mantenimiento tenga éxito. También debemos tener en cuenta que hay que mantener el equilibrio P/CP.
2. Sistema de mantenimiento.
El segundo paso es definir el tipo de mantenimiento a implementar, para lo cual es aconsejable realizar un estudio de criticidad que nos ayude a determinar el tipo de mantenimiento adecuado para cada equipo. Hay que tener en cuenta que podemos utilizar técnicas y herramientas de predictivo a un coste muy asequible.
No podemos olvidarnos de la importancia de la lubricación y de la filtración, habitualmente infravaloradas en el mantenimiento, como herramientas de protección y que ayudan a mejorar el funcionamiento de los equipos.
3. Recursos.
Hay que analizar los recursos necesarios (herramientas, repuestos, documentación, codificación, …), que nos van a facilitar la realización de las tareas de mantenimiento, mejorando la calidad de las tareas y reduciendo tiempos de actuación.
También hay que tener en cuenta, si el personal necesario para realizar el mantenimiento ha de ser de la propia empresa o si puede ser aconsejable contratar servicios especializados.
No vale simplemente disponer de los recursos adecuados sino que hay que saber cómo utilizarlos adecuadamente.
4. Formación.
Imprescindible para saber cómo realizar las tareas, cómo utilizar las herramientas necesarias y cómo tener en cuenta los procedimientos de seguridad. También es necesaria a la hora de mantenernos actualizados como profesionales.
Y tan importante es la formación como la información, es decir, además de explicar qué hay que hacer y cómo se tiene que hacer, hay que dotar de sentido al trabajo que vamos a realizar explicando por qué y para qué se hace, generando de esta forma un mayor nivel de confianza y compromiso.
5. Seguridad, Calidad y Medio Ambiente.
No vale con declarar la seguridad como prioridad a la hora de realizar cualquier tarea, hay que velar porque se cumpla. Por tanto se necesita una formación adecuada y una concienciación de la importancia de la seguridad y de las consecuencias por falta de seguridad. Y esto no puede ser por compromiso sino porque creemos firmemente en la seguridad como prioridad a la hora de realizar un trabajo.
Esa concienciación de la seguridad como prioridad nos va a ayudar a potenciar la confianza a la hora de realizar el trabajo y va a mejorar la calidad del trabajo.
No podemos olvidarnos de las revisiones, inspecciones y legalizaciones necesarias, que van a repercutir en los seguros contratados por la empresa y que puede suponer variaciones importantes de dinero, tanto a la hora de pagar los seguros como de la cuantía a percibir en caso de accidente.
Es recomendable utilizar procedimientos de trabajo, de forma que nos facilite la trazabilidad, repetitibilidad y optimización del proceso, es decir, utilizar un sistema de calidad aunque no sea imprescindible tener la certificación ISO 9001.
Si duda vamos a generar residuos en nuestro proceso, por lo que deberemos identificar los diferentes tipos de residuos, fijar una ubicación para depositarlos y ver cómo se van a gestionar, sin olvidarnos de informar al personal relacionado con el proceso, para evitar almacenamientos indebidos en zonas no habilitadas.
No podemos olvidarnos de la gestión energética, primero deberemos realizar un control y seguimiento de los puntos de máximo consumo, para evitar sobreconsumos, para posteriormente estudiar la posibilidad de sustituir equipos buscando una mayor eficiencia energética.
6. Comunicación.
Necesitamos potenciar la comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo.
A nivel interno, ¿conozco la importancia del trabajo que hacen otros departamentos? La comunicación nos va a facilitar la colaboración entre departamentos, mejorando la planificación y coordinación de tareas, y también va a incidir de forma positiva en el clima laboral.
A nivel externo, ¿escuchamos adecuadamente a nuestros clientes y proveedores? Queremos mejorar la experiencia de ambos con nuestra empresa, incrementando los niveles de satisfacción y confianza.
7. Gestión de Compras, Contratos y Proveedores.
Establecer procedimientos de compras sin perder flexibilidad, así como establecer contratos o acuerdos con los proveedores, que nos ayuden a mejorar las condiciones existentes y que nos permitan reducir costes.
Desde mi punto de vista es aconsejable cambiar la relación con nuestros proveedores, pasando de una relación comercial a una relación de socio estratégico y generar relaciones ganar-ganar.
8. Software de gestión de mantenimiento. GMAO.
No solo es importante documentar los datos relacionados con el mantenimiento (tareas programadas, averías, acciones realizadas, recursos utilizados, incidencias, datos técnicos, mediciones, tendencias, …), sino que es imprescindible utilizar esos datos y analizarlos para extraer todo su valor, de forma que nos ayude a tomar decisiones y mejorar los procesos.
Muchas veces he escuchado el comentario “tenemos gran cantidad de datos pero no tenemos tiempo para analizarlos“. Los datos no nos sirven de nada si no los analizamos y extraemos todo su valor.
Un software de gestión (GMAO) nos va a facilitar ese análisis, nos va a posibilitar utilizar esos datos con agilidad, nos va a facilitar la toma de decisiones y nos va a dar tiempo, tiempo que representa dinero.
9. Seguimiento y mejora continua.
Para que un sistema de mantenimiento sea eficaz, ha de mantenerse vivo y en continua evolución, por lo que es imprescindible definir KPI’s que nos ayuden a evaluar nuestro sistema y facilitar el seguimiento que nos permita realizar mejoras.
En definitiva, gestionando un sistema de mantenimiento de forma eficiente, podemos lograr grandes ahorros tanto en tiempo como en costes.
Es preciso gestionar el cambio, de forma que no se vea como una amenaza sino como una oportunidad, por lo que es necesario analizar todas las posibilidades que nos puede ofrecer nuestro sistema y no quedarnos con las primeras apreciaciones (gasto, carga de trabajo,…), es decir, debemos fijar objetivos a medio plazo y no quedarnos en el corto plazo.
Ahora es tu turno, ¿consideras que se tienen en cuenta estos 9 puntos a la hora de gestionar el mantenimiento en tu empresa? ¿Qué opinas de estos puntos? ¿Crees que se podría incluir algún punto más?
Te invito a compartir tu experiencia o tus sugerencias en los comentarios.
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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¿Cómo puedo cuantificar el beneficio por hacer mantenimiento?
¿Has tenido alguna vez dificultades a la hora de justificar económicamente, ante la Dirección de la Empresa, la necesidad de realizar un mantenimiento adecuado?
Es posible que te hayas encontrado con respuestas tales como “¿pero cómo vamos a poder valorar una avería, si con el mantenimiento realizado ya no se produce esa avería? Hemos gastado en mantenimiento, pero no vemos el ahorro puesto que no ha sucedido la avería”.
Entonces, ¿cómo podemos cuantificar el beneficio obtenido para facilitar dicha justificación?
Para ello, vamos a cambiar el concepto de ahorro del coste por avería y vamos a utilizar el de beneficio por reducción de averías y aumento de producción. Es decir, en lugar de hablar del ahorro que se puede conseguir por realizar un mantenimiento adecuado y evitar averías, vamos a enfocarlo como el dinero que se deja de ganar por pérdida de producción, debido a las averías por no realizar un mantenimiento adecuado.
Este concepto es más objetivo, puesto que partimos del dato de la media de horas mensuales de parada debida a averías y, una vez realizadas las mejoras de mantenimiento, tendremos el dato del porcentaje de disminución de dichas horas.
Partimos del hecho de que disponemos de un histórico de averías, por lo que conocemos cual es la media mensual de tiempo de paro por avería. Por tanto, si con una mejora del plan de mantenimiento logramos reducir un porcentaje esa media de tiempo, entonces aumentará el tiempo de producción, por lo que la empresa obtendrá más dinero por producción.
También vamos a utilizar los siguientes valores:
– El coste de avería, compuesto por:
- Coste de mano de obra.
- Material empleado en la reparación y/o el coste del repuesto.
- Coste de recursos adicionales (como por ejemplo el uso de un camión grúa).
– El tiempo de parada de producción, que incluye:
- Tiempo de reparación de avería.
- Tiempo de reacción, puesto que el personal puede no encontrarse en la fábrica (podemos estar hablando de un tiempo estimado de una hora).
- Tiempo de puesta en marcha, en el que la producción obtenida no es válida (dependiendo del tipo de proceso este tiempo puede ser de varias horas).
Y tendremos en cuenta los siguientes conceptos:
- Coste de parada de producción por avería: dinero que dejas de ganar por producirse una avería y perder tiempo de producción.
- Coste de avería: dinero que cuesta la reparación del equipo.
Para ayudarnos a cuantificar los costes y ver el cambio de concepto, vamos a utilizar dos casos reales:
1. Fábrica de proceso continuo
En este caso existe un sistema de mantenimiento predictivo que ayuda a detectar fallos en los equipos antes de que se produzca la avería, pudiendo así intervenir de forma planificada.
- El objetivo anual para el índice de paro por avería (tiempo de avería / tiempo de producción) es del 1,2% de tiempo de producción.
- Coste de la hora de parada de producción: 15.000 €.
- Tiempo mensual de paro por averías: 8,35 horas (no se incluye el tiempo de puesta en marcha).
Vamos a utilizar los datos medios reales de una avería mecánica:
- Duración: 4 horas.
- Operarios que intervienen: 2.
Coste de la avería:
- Coste de parada de producción: 4 x 15.000 €/h = 60.000 €.
- Coste operarios: 2 x 4 horas x 15€/h = 120 €.
- Coste de material: 950 €.
En este caso el coste de la avería es de 61.070 €. Por lo que si con una mejora del mantenimiento, evitamos que suceda nuevamente esa avería, habremos justificado el coste de implementación de la mejora.
Veamos lo que sucede con el segundo planteamiento. Si con una mejora del mantenimiento logramos reducir un 5% el tiempo de paro mensual por averías, tendremos los siguientes resultados:
- Reducción de un 5% del tiempo de paro por avería (8,35 h iniciales): 0,42 horas.
- Coste de la hora de parada de producción: 15.000 €.
- Beneficio logrado por aumento de producción: 6.300 €.
Mientras que en el primer caso podemos encontrarnos con que nos cuestionen el éxito de la mejora del mantenimiento, en este segundo caso podemos contrastar los resultados y ver si hemos logrado el objetivo.
2. Empresa de manipulado de papel
En este caso la producción se realiza con dos turnos de trabajo y no existía plan de mantenimiento preventivo, realizándose únicamente mantenimiento correctivo.
Se crea un plan de mantenimiento preventivo con el fin de reducir el número de averías, a fin de aumentar la disponibilidad de las máquinas, mejorar la estabilidad del proceso y aumentar la vida útil de los equipos.
Los datos iniciales son los siguientes:
- Media de horas de parada al mes por avería: 31 horas.
- Duración media de las averías: 1,5 horas.
- Indice de tiempo de paro de producción por averías: 12%.
- Coste de la hora por parada de producción: 3.000 €.
La estimación inicial es que con el nuevo plan de mantenimiento se obtenga una disminución del tiempo de averías de un 30%. Supongamos un caso menos favorable en que la reducción que se logra es de un 5%, obteniéndose los siguientes resultados:
- Reducción de un 5% del tiempo de paro por avería (31 h iniciales): 1,55 horas.
- Beneficio logrado por aumento de producción: 4.650 €.
Si el coste de un operario es de 15€/h, podríamos emplear 310 horas mensuales en mantenimiento preventivo gracias al dinero obtenido por producción.
En este caso, la estimación de reducción en el tiempo empleado por averías es de un 30% puesto que se pasa de correctivo a preventivo, en el caso de implementar técnicas de mantenimiento predictivo podríamos lograr reducir ese tiempo hasta un 80%.
Hemos visto dos formas de justificar los beneficios que podemos obtener realizando un mantenimiento adecuado que nos permita reducir el número de averías.
Pasa ahora a la acción. ¿Puedes utilizar alguno de estos métodos para calcular el valor y justificar los costes de mantenimiento en tu empresa?
Para realizar los cálculos puedes utilizar los siguientes valores:
- coste por hora de operario,
- número de horas mensuales de paro de producción por avería,
- coste de parada de producción,
- media de horas de intervención por avería,
- coste del material de reparación o del repuesto.
Calcula el dinero que se ganaría por un aumento de producción, si se logra reducir el tiempo mensual por paro de producción en un 5%, 10% y 20%.
Te invito a compartir tus resultados, preguntas o sugerencias en los comentarios.
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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GMAO: La importancia del software para la gestión del mantenimiento
A la hora de gestionar un sistema de mantenimiento nos encontramos con una gran cantidad de información que manejar, por lo que es imprescindible la utilización de un software adecuado para facilitar y agilizar dicha gestión. Es decir, estamos hablando de utilizar un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador).
Es usual escuchar, “estoy acostumbrado a mis tablas y mis hojas de excel”, pero ¿se analiza posteriormente esa información recopilada? Desgraciadamente no, recopilamos información pero a la hora del análisis lo que solemos escuchar es “no tengo tiempo”. Por tanto ¿de qué nos sirve acumular información si luego no la aprovechamos? ¿Acaso no queremos utilizar esa información para analizarla y poder optimizar nuestro sistema?
La principal ventaja que nos ofrece un software de gestión es la de disponer de tiempo para analizar la información.
Ventajas de un GMAO:
- Nos va a permitir contrastar datos y disponer de ellos en tiempo real, por lo que la toma de decisiones será más rápida y flexible y con criterios objetivos. Podremos analizar y ajustar las tareas de forma más eficiente reduciendo los tiempos de análisis.
- Nos facilita el análisis de las averías, pudiendo detectar más fácilmente las averías repetitivas, permitiendo de esta forma atacar la causa raíz, algo que habitualmente no es posible debido a la falta de tiempo. Si podemos analizar los resultados de nuestro sistema de mantenimiento podremos ver qué funciona y qué no, pudiendo optimizar nuestro sistema, reduciendo unas tareas y potenciando otras, es decir, realizando un mantenimiento más adecuado.
- Nos va a permitir dar un paso más, es decir, pasar de un correctivo a un preventivo, de un preventivo a un predictivo, de un predictivo a un proactivo, nos va a posibilitar optimizar tareas y reducir tiempos y costes.
- Pasaremos de manejar una cantidad ingente de papel y de hojas de cálculo, a poder acceder a la información que necesitamos de forma inmediata y allí donde lo necesitemos. Los operarios pueden disponer de terminales (PDA, Tablet, Móvil) con los que la introducción de datos y la consulta se puede realizar en campo.
- Podemos disponer de un histórico de averías y reparaciones, documentar las anomalías y actuaciones en los equipos, de forma que posteriormente puedan aparecer dichas anotaciones en las órdenes de trabajo, facilitando así las actuaciones de los operarios.
- Nos facilitará la planificación de las tareas al poder consultar de forma inmediata los trabajos pendientes.
- Nos facilitará el control de las tareas, la asignación de los trabajos a los operarios, el nivel de ocupación de los empleados, el análisis de los tiempos empleados y de los recursos necesarios.
- Podremos tener un mejor control de la documentación, puesto que nos permitirá asignar a un equipo la documentación necesaria (planos, manuales,…) y los repuestos adecuados, nos permitirá saber con facilidad la posibilidad de utilización de un mismo repuesto para distintos equipos, así como saber cuando y como se han utilizado los repuestos. De forma sencilla podremos conocer el stock del repuesto y realizar un seguimiento de los pedidos.
En resumen, un GMAO nos da tiempo, tiempo para el análisis, tiempo para poder optimizar tareas, tiempo para reducir averías, en definitiva, tiempo para reducir costes y ser más rentables.
Actualmente disponemos en el mercado de diferentes soluciones para la gestión del sistema de mantenimiento, por lo que podemos optar por las siguientes soluciones:
- licencia de GMAO,
- software libre,
- ERP con módulo de mantenimiento,
- GMAO que desarrolla un ERP,
- GMAO en la nube con inferior coste de licencia y olvidándonos de las actualizaciones en nuestro sistema puesto que la actualización es realizada en la nube.
Como hemos visto un GMAO tiene ventajas , pero también necesita de un trabajo adicional a la hora de su implementación. Lo primero a tener en cuenta es la definición de un objetivo claro y qué esperamos obtener. Por otra parte hemos de tener clara la información a utilizar y el grado de control que queremos tener o podemos vernos desbordados por la cantidad de información utilizada. Podemos ahorrar tiempo y esfuerzo en la migración de información al GMAO mediante cargas automáticas de los datos existentes.
Es necesario vencer la reticencia inicial al cambio, debido al temor a un incremento de trabajo, ofreciendo al personal implicado la información adecuada de los objetivos, de los resultados esperados y de las ventajas del sistema. También es necesaria una formación adecuada. Queremos eficacia en el funcionamiento, no tener que descubrir cómo funciona el programa a cada paso.
En definitiva, un GMAO es una herramienta que nos va a permitir ahorrar tiempo y nos va a facilitar la toma de decisiones. Indudablemente hace falta un trabajo preliminar a la hora de implementar el GMAO, pero el resultado merecerá la pena.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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Cuadernos técnicos: Sistema de codificación de equipos
En un artículo anterior se habló de la importancia de un sistema de codificación como herramienta para facilitar la gestión de un sistema de mantenimiento. En este artículo presentamos un sistema de codificación de equipos como orientación a la hora de crear un sistema propio de codificación.
En mi experiencia profesional he utilizado varios sistemas y el que me ha resultado más útil y práctico es un sistema de 8 dígitos, utilizando números y letras, es decir, estaríamos hablando de un equipo que quedaría codificado de la siguiente forma 00AA1122.
El equipo estaría definido por cuatro grupos de dos dígitos, disponiendo de 100 combinaciones para cada grupo de números, más que suficiente para englobar a todos los equipos de una fábrica. El significado del código sería el siguiente:
- Con los dos primeros dígitos (00) determinamos el área de la fábrica donde se encuentra el equipo. Podemos definir líneas de producción o zonas generales (como oficinas, instalación contraincendios, seguridad, recepción,…)
- Con las dos letras (AA) indicamos el tipo de equipo a codificar, por ejemplo:
M_: en este caso hablamos de motores, indicando con la segunda letra un tipo más específico, MB como motor de bomba.
B_: en este otro caso estaríamos hablando de una bomba. Con la segunda letra especificaríamos el producto que impulsa (A agua, Q químico,…).
Otras sugerencias para equipos serían, RE para un reductor, LI para un indicador de nivel (Level Indicator, pudiendo sustituirlo también por IN), LT para un transmisor de nivel, FL para un filtro en línea…
- Con los dos siguientes números (11) indicaríamos el grupo o sección dentro de una misma línea de producción, por ejemplo: línea de vacío, vapor, aire comprimido, refrigeración, línea de químicos…
- Con los dos últimos números (22) indicaríamos la posición de los equipos dentro de la sección (01, 11, 21,…). En caso de necesitar más números, debido a una cantidad superior de equipos o a una reforma en la que se introdujeran nuevos equipos, podríamos llegar a utilizar la solución de añadir .1, .2, … o incluso también en el caso de existir varios equipos para una misma ubicación, es decir, equipos que alternan el funcionamiento o redundantes.
En posteriores artículos hablaremos de sistemas de codificación para documentación y para repuestos.
Un sistema de codificación adecuado posibilitará la correcta gestión de la información, facilitando así las tareas de mantenimiento.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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Las 7 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento.
A finales de enero participamos en un webinar, junto a Olivia Consulting, en el que se hablaba de la “Gestión eficiente del Mantenimiento Industrial”.
Angel Partida, en representación de Mantenimiento & Mentoring Industrial, expuso las “7 claves en la Gestión de un sistema de mantenimiento”, en la que se destacan las principales áreas a tener en cuenta a la hora de gestionar un sistema de mantenimiento y la importancia de contar con un software adecuado para facilitar dicha gestión.
A continuación se muestra la presentación utilizada en el webinar.
Las 7 claves en la gestion de un sistema de mantenimiento from Angel Partida
También podéis ver el vídeo del webinar.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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