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Resumen conferencia: Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento

 

El pasado 6 de mayo participamos en la conferencia sobre mantenimiento en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid.

La conferencia constaba de dos ponencias, Angel Partida expuso “Las 9 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento“ y Jorge Asiain  expuso “Sistemas avanzados de mantenimiento, TPM, LEAN y RCM“.

Foto de Angel Partida y Jorge Asiain

El objetivo de la conferencia es el de clarificar y desmitificar conceptos, así como realizar un cambio de visión en la forma de ver el mantenimiento.

La conferencia comenzó con una introducción en la que se definía como principal objetivo del mantenimiento evitar averías o anticiparse a ellas y planificar las intervenciones, es decir, queremos tener el control y no depender de los equipos, queremos decidir cuando realizamos las tareas necesarias de mantenimiento.

A la hora de implementar o mejorar un sistema de mantenimiento, tendremos que ver, en caso de no poder invertir, qué se puede hacer con los recursos disponibles, o ver qué podemos hacer si tenemos posibilidad de invertir. Para este segundo caso, se explicó un método que nos puede ayudar a la hora de justificar la inversión en mantenimiento ante la Dirección de la empresa.

Foto de Angel Partida justificando el coste de mantenimiento

Las 9 claves que considero esenciales a la hora de gestionar el mantenimiento son las siguientes:

1. Definición de objetivos.

El primer paso es saber qué queremos lograr y cómo lo vamos a conseguir, así como saber cuánto podemos invertir.

Por otra parte, es imprescindible contar con el compromiso a todos los niveles de la empresa para que el sistema de mantenimiento tenga éxito. También debemos tener en cuenta que hay que mantener el equilibrio P/CP.

2. Sistema de mantenimiento.

El segundo paso es definir el tipo de mantenimiento a implementar, para lo cual es aconsejable realizar un estudio de criticidad que nos ayude a determinar el tipo de mantenimiento adecuado para cada equipo. Hay que tener en cuenta que podemos utilizar técnicas y herramientas de predictivo a un coste muy asequible.

No podemos olvidarnos de la importancia de la lubricación y de la filtración, habitualmente infravaloradas en el mantenimiento, como herramientas de protección y que ayudan a mejorar el funcionamiento de los equipos.

3. Recursos.

Hay que analizar los recursos necesarios (herramientas, repuestos, documentación, codificación, …), que nos van a facilitar la realización de las tareas de mantenimiento, mejorando la calidad de las tareas y reduciendo tiempos de actuación.

También hay que tener en cuenta, si el personal necesario para realizar el mantenimiento ha de ser de la propia empresa o si puede ser  aconsejable contratar servicios especializados.

No vale simplemente disponer de los recursos adecuados sino que hay que saber cómo utilizarlos adecuadamente.

4. Formación.

Imprescindible para saber cómo realizar las tareas, cómo utilizar las herramientas necesarias y cómo tener en cuenta los procedimientos de seguridad. También es necesaria a la hora de mantenernos actualizados como profesionales.

Y tan importante es la formación como la información, es decir, además de explicar qué hay que hacer y cómo se tiene que hacer, hay que dotar de sentido al trabajo que vamos a realizar explicando por qué y para qué se hace, generando de esta forma un mayor nivel de confianza y compromiso.

5. Seguridad, Calidad y Medio Ambiente.

No vale con declarar la seguridad como prioridad a la hora de realizar cualquier tarea, hay que velar porque se cumpla. Por tanto se necesita una formación adecuada y una concienciación de la importancia de la seguridad y de las consecuencias por falta de seguridad. Y esto no puede ser por compromiso sino porque creemos firmemente en la seguridad como prioridad a la hora de realizar un trabajo.

Esa concienciación de la seguridad como prioridad nos va a ayudar a potenciar la confianza a la hora de realizar el trabajo y va a mejorar la calidad del trabajo.

No podemos olvidarnos de las revisiones, inspecciones y legalizaciones necesarias, que van a repercutir en los seguros contratados por la empresa y que puede suponer variaciones importantes de dinero, tanto a la hora de pagar los seguros como de la cuantía a percibir en caso de accidente.

Es recomendable utilizar procedimientos de trabajo, de forma que nos facilite la trazabilidad, repetitibilidad y optimización del proceso, es decir, utilizar un sistema de calidad aunque no sea imprescindible tener la certificación ISO 9001.

Si duda vamos a generar residuos en nuestro proceso, por lo que deberemos identificar los diferentes tipos de residuos, fijar una ubicación para depositarlos y ver cómo se van a gestionar, sin olvidarnos de informar al personal relacionado con el proceso, para evitar almacenamientos indebidos en zonas no habilitadas.

No podemos olvidarnos de la gestión energética, primero deberemos realizar un control y seguimiento de los puntos de máximo consumo, para evitar sobreconsumos, para  posteriormente estudiar la posibilidad de sustituir equipos buscando una mayor eficiencia energética.

6. Comunicación.

Necesitamos potenciar la comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo.

A nivel interno, ¿conozco la importancia del trabajo que hacen otros departamentos? La comunicación nos va a facilitar la colaboración entre departamentos, mejorando la planificación y coordinación de tareas, y también va a incidir de forma positiva en el clima laboral.

A nivel externo, ¿escuchamos adecuadamente a nuestros clientes y proveedores? Queremos mejorar la experiencia de ambos con nuestra empresa, incrementando los niveles de satisfacción y confianza.

7. Gestión de Compras, Contratos y Proveedores.

Establecer procedimientos de compras sin perder flexibilidad, así como establecer contratos o acuerdos con los proveedores, que nos ayuden a mejorar las condiciones existentes y que nos permitan reducir costes.

Desde mi punto de vista es aconsejable cambiar la relación con nuestros proveedores, pasando de una relación comercial a una relación de socio estratégico y generar relaciones ganar-ganar.

8. Software de gestión de mantenimiento. GMAO.

No solo es importante documentar los datos relacionados con el mantenimiento (tareas programadas, averías, acciones realizadas, recursos utilizados, incidencias, datos técnicos, mediciones, tendencias, …), sino que es imprescindible utilizar esos datos y analizarlos para extraer todo su valor, de forma que nos ayude a tomar decisiones y mejorar los procesos.

Muchas veces he escuchado el comentario “tenemos gran cantidad de datos pero no tenemos tiempo para analizarlos“. Los datos no nos sirven de nada si no los analizamos y extraemos todo su valor.

Un software de gestión (GMAO) nos va a facilitar ese análisis, nos va a posibilitar utilizar esos datos con agilidad, nos va a facilitar la toma de decisiones y nos va a dar tiempo, tiempo que representa dinero.

9. Seguimiento y mejora continua.

Para que un sistema de mantenimiento sea eficaz, ha de mantenerse vivo y en continua evolución, por lo que es imprescindible definir KPI’s que nos ayuden a evaluar nuestro sistema y facilitar el seguimiento que nos permita realizar mejoras.

 

En definitiva, gestionando un sistema de mantenimiento de forma eficiente, podemos lograr grandes ahorros tanto en tiempo como en costes.

Es preciso gestionar el cambio, de forma que no se vea como una amenaza sino como una oportunidad, por lo que es necesario analizar todas las posibilidades que nos puede ofrecer nuestro sistema y no quedarnos con las primeras apreciaciones (gasto, carga de trabajo,…), es decir, debemos fijar objetivos a medio plazo y no quedarnos en el corto plazo.

 

Ahora es tu turno, ¿consideras que se tienen en cuenta estos 9 puntos a la hora de gestionar el mantenimiento en tu empresa? ¿Qué opinas de estos puntos? ¿Crees que se podría incluir algún punto más?

Te invito a compartir tu experiencia o tus sugerencias en los comentarios.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Herramientas de innovación, ayuda en el desarrollo de ideas

 

Como ya comentaba en un artículo anterior, considero que es necesario potenciar la innovación dentro de la empresa. Por eso es imprescindible rescatar el talento interno de la empresa, talento que en muchas ocasiones es desperdiciado y en otras ocasiones no se aprovecha como se debería.

Indudablemente el empleado es el que mejor conoce los puntos positivos y negativos de su trabajo, donde es posible optimizar, donde eliminar procesos y donde añadir o cambiar procesos. La clave está en lograr que el empleado sienta que puede aportar, que su conocimiento y sus sugerencias pueden ser tenidas en cuenta, que es más que un simple eslabón dentro de la cadena de producción.

No obstante el talento necesita también de la formación adecuada para que se mantenga en constante evolución.

En el proceso de innovación se pueden utilizar algunas herramientas a la hora de desarrollar las ideas o los proyectos, algunas de estas herramientas pueden ser:

Brainstorming.

La tormenta de ideas fue ideada en 1938 por Alex Faickney Osborn.  Es una herramienta de trabajo en grupo, en la que se plantea una reunión para generar ideas y hacer sugerencias sobre un tema determinado, aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

DAFO.

Método con el que se estudia la situación de un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades). Dicho análisis se realiza utilizando una matriz cuadrada. Con esta herramienta se pretende determinar las ventajas competitivas.

Seis Sombreros.

Técnica creada por Edward de Bono en la que se presenta una metodología para lograr reuniones más eficientes. También puede ser utilizada a la hora de analizar un proyecto, utilizando de forma objetiva cada uno de los sombreros, cuyo color equivale a una forma de pensamiento. Puede ser utilizado de forma que una persona utilice el pensamiento de un sombrero concreto o también una misma persona puede utilizar distintos sombreros según el pensamiento que se necesite en cada momento.

  • Sombrero blanco: es el encargado de exponer los hechos, los datos objetivos.
  • Sombrero azul: se utiliza para establecer el proceso del pensamiento, define los objetivos, establece la ruta o estrategia para llevarlos a cabo y evalúa lo que tenemos en el inicio y hacia dónde nos dirigimos.
  • Sombrero rojo: representa las emociones, la reacción visceral ante una idea.
  • Sombrero negro: es el pensamiento crítico, busca los posibles problemas. La intención es la de una crítica constructiva.
  • Sombrero amarillo: expone los beneficios de una idea, la mirada positiva aunque de forma analítica.
  • Sombrero verde: expresa la creatividad, busca ofrecer nuevas ideas y posibilidades.

Modelo Canvas.

Herramienta ideada por Alexander Osterwalder e Yves Pigneur, que permite describir de forma lógica la forma de un negocio o proyecto, agrupando los componentes en cuatro áreas que responden a cuatro preguntas (Qué, Quién, Cómo y Cuanto) y utilizando un diagrama estructurado en nueve bloques estratégicos:

  1. Propuesta de valor.
  2. Cliente al que se dirige el proyecto, segmentación.
  3. Canal de distribución, por el que se llega al cliente.
  4. Relación con el cliente.
  5. Fuentes de ingresos.
  6. Actividades clave para realizar el producto o servicio.
  7. Recursos clave necesarios.
  8. Alianzas estratégicas o colaboradores.
  9. Estructura de costes.

Pensamiento lateral.

Técnica de Edward de Bono utilizada para la resolución de problemas de forma imaginativa. Al evaluar un proyecto, limitaríamos las soluciones con el pensamiento habitual, es decir, con el pensamiento lógico, por lo que al utilizar el pensamiento lateral se pretende romper ese patrón rígido buscando nuevos puntos de vista y caminos alternativos mediante provocaciones del pensamiento permitiendo encontrar nuevas, ingeniosas e innovadoras soluciones. En el proceso se utilizan cuatro elementos:

  • Comprobación de suposiciones.
  • Hacer las preguntas correctas.
  • Creatividad.
  • Pensamiento lógico.

 Estas herramientas pueden ayudar a la hora de innovar, pero es imprescindible que exista una cultura de innovación en la empresa si queremos potenciar la innovación.

“Nos enfocamos en lo que existe, no en lo que podría existir”. Mario Alonso Puig

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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¿Innovación o una nueva acción?

 

Tengo la sensación de que la palabra innovación se está utilizando de forma no adecuada en los últimos tiempos. Cuando se habla de innovación se destaca la parte tecnológica o la sofisticación, pero ¿eso es realmente la innovación? ¿No es posible innovar en la empresa no tecnológica?

Innovación significa hacer algo nuevo, diferente, por lo que es aplicable a cualquier empresa.

Según la RAE, innovar significa alterar las cosas introduciendo novedades.

Indudablemente se puede innovar tanto en productos como en servicios. Innovar también significa reinventar o transformar.

Podemos realizar la innovación de forma interna, es decir, desde nuestros empleados. Por tanto debemos potenciar el talento interno de nuestra empresa utilizando la comunicación y la formación con el fin de lograr motivación y compromiso. Aprovechar para, como dice Stephen Covey, “mover la curva”, es decir, detectar los puntos más eficientes dentro de la empresa, nuestros empleados con más talento e innovadores, para posteriormente publicitar sus ideas y logros, proponiéndoles como ejemplo a seguir, potenciando así su creatividad y fomentando que instruyan y guíen a sus propios compañeros.

También podemos realizar la innovación de forma externa, desde nuestros clientes y proveedores. Nuestro cliente puede tener una nueva necesidad, o una necesidad ya existente que no podemos cubrir plenamente con nuestro servicio o producto, por tanto, podemos, bien modificar nuestra solución, o bien desarrollar una nueva solución. También se puede dar la innovación desde los proveedores, ya que nos ofrecen nuevas soluciones y posibilidades que podemos aprovechar.

La innovación nos facilita la evolución constante dentro de la empresa, podemos pensar de forma continuada como mejorar nuestros procesos, productos y servicios, o bien desarrollar nuevas soluciones.

Por tanto debemos potenciar la creatividad dentro de la empresa, lo que nos ofrecerá la posibilidad de innovar para afianzar nuestra empresa y poder crecer posteriormente.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Evolución del sistema de mantenimiento.

 

En un artículo anterior se analizó los distintos tipos de mantenimiento. En esta ocasión se pretende ver la evolución de un sistema de mantenimiento.

En muchas ocasiones, a la hora de realizar el mantenimiento actuamos como bomberos acudiendo a sofocar fuegos, dependemos del estado de la maquinaria y de las averías. Con el tiempo comenzamos a anticiparnos a las averías y a planificar las intervenciones, pasando de esta forma a decidir cuando intervenimos.

Por tanto, la evolución natural de un sistema de mantenimiento sería el siguiente:

Correctivo.

Dependemos del equipo, actuamos cuando el equipo falla, actuamos como bomberos. Alto coste de intervención, disponibilidad de la maquinaria en función de las averías.

Preventivo.

Decidimos las tareas rutinarias de mantenimiento a realizar, disminuyen las averías. Disminuye el coste de intervención y aumenta el coste de tareas preventivas, aumenta la disponibilidad de los equipos.

Predictivo.

Comenzamos a anticiparnos al fallo. Disminuimos el número de tareas a realizar y tenemos mayor control del estado del equipo. Aumentamos la disponibilidad de la maquinaria. Decidimos cuando y como intervenir. Inversión en herramientas de predictivo, disminución del coste de tareas preventivas, se minimiza el coste de intervención y aumenta la disponibilidad de los equipos.

TPM.

El operario es el que mejor conoce el equipo, por tanto le asignamos tareas de mantenimiento y le involucramos en la detección de las averías. La disponibilidad de la maquinaria es muy alta, las intervenciones disminuyen y los tiempos de reacción son mínimos. Se reduce el tiempo de respuesta, se reduce el coste de mano de obra, se incrementa el valor del operario y se aumenta la disponibilidad del equipo.

Proactivo. 

Ya no nos conformamos con anticiparnos a la avería, damos un paso más y buscamos la causa raíz de la avería.  Aumenta la inversión en la mejora de equipos e instalaciones y minimizamos el número de averías. Máxima disponibilidad de los equipos.

RCM. 

Con el análisis de fiabilidad analizamos los posibles modo de fallo del equipo y seleccionamos el mejor mantenimiento a realizar. Aumentamos el tiempo de análisis y optimizamos el mantenimiento a realizar.

 

Un ejemplo de esta evolución es el mantenimiento que se realiza en un coche. Para aumentar la fiabilidad de los coches se introdujo el mantenimiento preventivo, es decir, las revisiones por kilómetros o por tiempo. Después se eliminaron tareas de control rutinarias, sustituyéndolas por herramientas de control, como los sensores de presión de rueda, el diagnóstico del coche en el arranque, la alarma por lámpara fundida. Aparte de los controles ya existentes de nivel de aceite, temperatura de motor,…

La inversión en esas tareas y herramientas ha supuesto una mayor fiabilidad de los coches, reduciendo el número de averías y, por otra parte, al anticiparnos a las averías, el coste de reparación de las averías es menor.

Depende de nosotros elegir el tipo de mantenimiento que queremos planificar y la velocidad de evolución.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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