A la hora de implementar un sistema de mantenimiento es necesario seguir una serie de pasos que nos ayudarán a lograr el éxito, tanto a la hora de la implementación como para lograr que el sistema siga manteniéndose de forma efectiva con el paso del tiempo.

1. Definir objetivos.

Antes de  implementar un sistema de mantenimiento es imprescindible definir claramente los objetivos a alcanzar y tener en cuenta varios factores que influyen:

• ¿Qué se pretende? ¿Qué queremos lograr u obtener con nuestro sistema?
• ¿Qué recursos hay disponibles? Propios y externos. Qué proveedores tenemos y cual va a ser nuestra relación con ellos.
• Podemos invertir dinero o debemos comenzar con los recursos que tenemos.
• ¿Quién va a ser nuestro cliente? Tanto interno o externo. Y establecer qué tipo de relación queremos tener con ellos.

2. Conocer el proceso productivo.

No podemos implementar un sistema si no conocemos las características del sistema productivo. Es necesario analizar y determinar las relaciones y las colaboraciones necesarias para evitar interferencias.

3. Analizar la criticidad.

En función de la criticidad de los equipos o de los procesos será necesario implementar diferentes niveles de mantenimiento.

• Criticidad del equipo de cara a una parada de producción.
• Coste de reparación o de sustitución del equipo.
• Accesibilidad para la reparación o el mantenimiento del equipo.
• Plazo de entrega de los repuestos en caso de avería o reparación.

4. Elaboración de los planes de mantenimiento.

Una vez analizada la criticidad, se procederá  establecer el plan de mantenimiento de cada equipo, reuniendo tareas similares en rutas a fin de optimizar tiempos. Hemos de determinar qué tareas se van a hacer, cómo se van a hacer y quién las va a hacer (una persona , un equipo de trabajo o un departamento determinado, o bien si el trabajo va a ser realizado por la propia empresa o por una empresa externa).

 5. Documentación y repuestos.

Es necesario identificar la documentación y los repuestos necesarios para realizar las tareas de mantenimiento. Es aconsejable utilizar un sistema de codificación para facilitar su gestión.

Dentro de la documentación habrá que disponer de planos, despieces y manuales para realizar un correcto mantenimiento en el menor tiempo disponible.

En cuanto a los repuestos, la criticidad nos habrá marcado la necesidad de disponer de equipos completos o de repuestos para la reparación, así como los consumibles necesarios.

 6. Seguridad, Calidad, Medioambiente, Compras.

No podemos olvidarnos de las áreas relacionadas con el mantenimiento:

• Seguridad: ha de estar presente siempre a la hora de realizar cualquier tarea de mantenimiento y ha de transmitirse su importancia entre los operarios.
• Calidad: hay que determinar los niveles de calidad que exigimos en nuestros trabajos y establecer procedimientos de actuación.
• Medioambiente: inevitablemente se van a generar residuos, hay que planificar la gestión adecuada de los mismos.
• Compras: Establecer procedimientos y llegar a acuerdos de suministro con los proveedores.

7. Formación e información.

Es necesaria e imprescindible la formación del personal que va a realizar las tareas de mantenimiento. Complementado con información, puesto que tan importante es saber qué se va a hacer y cómo se va a hacer, como el por qué se va a hacer una tarea.

 8. Implementación.

A la hora de la implementación se han de establecer las etapas a seguir, las métricas y los KPI’s adecuados para realizar el seguimiento. También hay que definir, en todos los niveles, la responsabilidad de cada persona.

 9. Seguimiento y mejora continua (Kaizen).

Realizar el seguimiento del sistema al termino de  la implementación, es imprescindible para que el sistema se mantenga en el tiempo de forma eficiente. Muchos sistemas fracasan por no realizar un seguimiento del mismo.

Además, el seguimiento nos permitirá mantener el sistema vivo gracias a la mejora continua. Con el paso del tiempo se irá viendo si las medidas implementadas han sido adecuadas o si es necesario hacer modificaciones. Por otra parte, se pueden producir cambios tanto en el proceso productivo como en los equipos, bien por cambio o por actualización de los mismos, lo que provocará la actualización del sistema y una mejora continua.

Una correcta implementación del sistema de mantenimiento nos permitirá lograr una mayor rentabilidad,una optimización de tiempos y tareas, una mejor relación y colaboración entre departamentos y una adecuada gestión documental, de repuestos y de compras.

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

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