Hace unos días me preguntaban acerca de cómo se podía optimizar el proceso industrial para que una empresa pudiera crecer y, sobre todo, cómo se podía sacar tiempo para hacerlo.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que es necesario parar y reflexionar sobre lo que se está haciendo y pensar en lo que se quiere conseguir. Aunque pueda parecer contradictorio, parar a pensar puede ahorrar mucho tiempo en un futuro cercano.

Habitualmente el día a día nos come, nos centramos en resolver problemas y en apagar fuegos y perdemos de vista la importancia de centrarnos en lo verdaderamente importante, conseguir los objetivos que nos hemos fijado.

No quiero decir que no haya que resolver lo urgente, pero sí que hay que pararse a analizar si realmente es urgente y para quién. ¿De verdad es un realmente urgente todo lo que surge en el día? Por experiencia, muchas veces se confunde algo que se solicita con urgencia con algo que realmente requiera de esa urgencia.

¿Es urgente para la empresa? ¿O es algo que nos exigen con urgencia pero que puede ser realizado a su debido tiempo y no ahora? Hay que tener en cuenta de que cada persona tiene prioridades diferentes.

Se habla de las 3P’s de la gestión del tiempo, pero yo prefiero utilizar 5P’s: Parar, Pensar, Priorizar, Planificar y Proteger, para evitar la sexta P… andar como un Pollo sin cabeza. Por tanto, si queremos optimizar nuestro proceso, tendremos que comenzar por:

• Parar y centrarse en analizar la situación.
• Pensar qué se quiere lograr.
• Priorizar tareas y definir el orden de realización.
• Planificar dichas tareas y marcar fechas límite.
• Proteger las acciones importantes y no ceder ante la presión de lo “urgente”.

Entonces, ¿cuál es el proceso a realizar para poder mejorar la situación existente? Veamos a continuación los pasos a seguir:

¿Dónde estamos?

Es la primera fase, saber dónde estamos, la situación de la que partimos, saber de lo que dispone la empresa. Veamos unas preguntas a que podemos hacernos:

• ¿Cuál es el catálogo de productos y/o servicios?
• ¿Quiénes son nuestros clientes y proveedores? ¿Los tenemos clasificados según su valor e importancia? ¿Qué tipo de seguimiento realizamos?
• ¿Cuáles son nuestros procedimientos? ¿Cómo realizamos los trabajos? Esto incluye desde la recepción de material al montaje y puesta en marcha en el caso de un proceso de fabricación.
• ¿Tenemos servicio post venta y/o de atención al cliente? ¿Cuáles son las pautas a seguir?
• ¿Tenemos documentados los productos, procedimientos, catálogos, manuales,…? ¿Utilizamos algún tipo de codificación para integrar todo esta documentación en un ERP?

¿Qué queremos conseguir?

Una vez que sabemos dónde nos encontramos, el siguiente paso es saber qué queremos conseguir, no lo que tenemos que hacer, eso vendrá después. Saber qué queremos conseguir facilita el establecimiento de objetivos y el posterior diseño de la estrategia para alcanzarlos.

¿Queremos ser un referente de sector? ¿Ofrecer productos o servicios Premium, de alto valor añadido? ¿Queremos mejorar el horario, mejorar el clima laboral, aumentar el compromiso de nuestros empleados?

No importa cuáles sean nuestras expectativas, todas pueden ser válidas, depende de los intereses de la empresa, pero es importante saber qué es lo que se quiere conseguir para poder definir esos objetivos que nos ayuden a seguir creciendo.

Estrategia a seguir

Cuando hablo de estrategia, me refiero al camino a seguir, los pasos necesarios que hay que dar para ir en busca de los objetivos, de cumplirlos y de ir superando los hitos intermedios.

¿Queremos apostar por mejorar la calidad y la experiencia del cliente? ¿Cómo vamos a conseguirlo? ¿Cuáles son las métricas que debemos analizar para saber la evolución de nuestro trabajo?

Mejora continua

Una vez alcanzados los objetivos, ¿podemos mejorarlos? ¿Podemos analizar el proceso y mejorarlo? Eso es la mejora continua (Kaizen), analizar y mejorar en lo que se pueda en cada uno de los pasos de nuestro proceso.

En el caso de la empresa que me comentaban, querían crecer como empresa y centrarse en la calidad y en la innovación para posicionarse como referente en su sector.

El problema es que no tenían definidos ni documentados los productos y los procesos de fabricación. La empresa se movía a impulsos, respondiendo al día a día, sin parar a establecer los procedimientos necesarios que les ayudaran a crecer y consolidarse.

Su punto fuerte es que cuentan con una buena base de clientes fidelizados, por el buen hacer y por la calidad de los productos, y una facturación más que interesante.

Antes de comenzar a crear un nuevo área de innovación es necesario tener claro el catálogo de productos que se realizan e identificar su rentabilidad. Una vez establecidas las categorías de productos se puede comenzar a analizar cómo se puede añadir valor mediante la innovación, tanto en los productos como en los procesos.

Si quieres crear una estructura de empresa sólida que te permita crecer, es imprescindible comenzar por crear buenos cimientos sobre los que se asiente el proyecto.

Evidentemente, todo esto no es rápido ni sencillo, necesita tiempo. No obstante, no es tiempo perdido, sino que es una inversión de tiempo que nos permitirá ahorrar mucho tiempo más adelante.

“Es que no tengo tiempo para cambiar las cosas”, esto es algo que suelo escuchar, pero, ¿qué te hace suponer que podrás cambiar las cosas si sigues haciendo exactamente lo mismo? Tú decides, ¿no tienes tiempo o actúas para mejorar las cosas?

Y tú qué opinas:

• ¿Consideras que es necesario hacer una pausa poder seguir progresando?
• ¿Añadirías algún otro punto a los expuestos?
• ¿Crees que los procedimientos ayudan a definir el proceso industrial?

Te invito a compartir tu opinión y sugerencias en los comentarios.

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

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