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Definiendo el proceso industrial
Hace unos días me preguntaban acerca de cómo se podía optimizar el proceso industrial para que una empresa pudiera crecer y, sobre todo, cómo se podía sacar tiempo para hacerlo.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que es necesario parar y reflexionar sobre lo que se está haciendo y pensar en lo que se quiere conseguir. Aunque pueda parecer contradictorio, parar a pensar puede ahorrar mucho tiempo en un futuro cercano.
Habitualmente el día a día nos come, nos centramos en resolver problemas y en apagar fuegos y perdemos de vista la importancia de centrarnos en lo verdaderamente importante, conseguir los objetivos que nos hemos fijado.
No quiero decir que no haya que resolver lo urgente, pero sí que hay que pararse a analizar si realmente es urgente y para quién. ¿De verdad es un realmente urgente todo lo que surge en el día? Por experiencia, muchas veces se confunde algo que se solicita con urgencia con algo que realmente requiera de esa urgencia.
¿Es urgente para la empresa? ¿O es algo que nos exigen con urgencia pero que puede ser realizado a su debido tiempo y no ahora? Hay que tener en cuenta de que cada persona tiene prioridades diferentes.
Se habla de las 3P’s de la gestión del tiempo, pero yo prefiero utilizar 5P’s: Parar, Pensar, Priorizar, Planificar y Proteger, para evitar la sexta P… andar como un Pollo sin cabeza. Por tanto, si queremos optimizar nuestro proceso, tendremos que comenzar por:
- Parar y centrarse en analizar la situación.
- Pensar qué se quiere lograr.
- Priorizar tareas y definir el orden de realización.
- Planificar dichas tareas y marcar fechas límite.
- Proteger las acciones importantes y no ceder ante la presión de lo “urgente”.
Entonces, ¿cuál es el proceso a realizar para poder mejorar la situación existente? Veamos a continuación los pasos a seguir:
¿Dónde estamos?
Es la primera fase, saber dónde estamos, la situación de la que partimos, saber de lo que dispone la empresa. Veamos unas preguntas a que podemos hacernos:
- ¿Cuál es el catálogo de productos y/o servicios?
- ¿Quiénes son nuestros clientes y proveedores? ¿Los tenemos clasificados según su valor e importancia? ¿Qué tipo de seguimiento realizamos?
- ¿Cuáles son nuestros procedimientos? ¿Cómo realizamos los trabajos? Esto incluye desde la recepción de material al montaje y puesta en marcha en el caso de un proceso de fabricación.
- ¿Tenemos servicio post venta y/o de atención al cliente? ¿Cuáles son las pautas a seguir?
- ¿Tenemos documentados los productos, procedimientos, catálogos, manuales,…? ¿Utilizamos algún tipo de codificación para integrar todo esta documentación en un ERP?
¿Qué queremos conseguir?
Una vez que sabemos dónde nos encontramos, el siguiente paso es saber qué queremos conseguir, no lo que tenemos que hacer, eso vendrá después. Saber qué queremos conseguir facilita el establecimiento de objetivos y el posterior diseño de la estrategia para alcanzarlos.
¿Queremos ser un referente de sector? ¿Ofrecer productos o servicios Premium, de alto valor añadido? ¿Queremos mejorar el horario, mejorar el clima laboral, aumentar el compromiso de nuestros empleados?
No importa cuáles sean nuestras expectativas, todas pueden ser válidas, depende de los intereses de la empresa, pero es importante saber qué es lo que se quiere conseguir para poder definir esos objetivos que nos ayuden a seguir creciendo.
Estrategia a seguir
Cuando hablo de estrategia, me refiero al camino a seguir, los pasos necesarios que hay que dar para ir en busca de los objetivos, de cumplirlos y de ir superando los hitos intermedios.
¿Queremos apostar por mejorar la calidad y la experiencia del cliente? ¿Cómo vamos a conseguirlo? ¿Cuáles son las métricas que debemos analizar para saber la evolución de nuestro trabajo?
Mejora continua
Una vez alcanzados los objetivos, ¿podemos mejorarlos? ¿Podemos analizar el proceso y mejorarlo? Eso es la mejora continua (Kaizen), analizar y mejorar en lo que se pueda en cada uno de los pasos de nuestro proceso.
En el caso de la empresa que me comentaban, querían crecer como empresa y centrarse en la calidad y en la innovación para posicionarse como referente en su sector.
El problema es que no tenían definidos ni documentados los productos y los procesos de fabricación. La empresa se movía a impulsos, respondiendo al día a día, sin parar a establecer los procedimientos necesarios que les ayudaran a crecer y consolidarse.
Su punto fuerte es que cuentan con una buena base de clientes fidelizados, por el buen hacer y por la calidad de los productos, y una facturación más que interesante.
Antes de comenzar a crear un nuevo área de innovación es necesario tener claro el catálogo de productos que se realizan e identificar su rentabilidad. Una vez establecidas las categorías de productos se puede comenzar a analizar cómo se puede añadir valor mediante la innovación, tanto en los productos como en los procesos.
Si quieres crear una estructura de empresa sólida que te permita crecer, es imprescindible comenzar por crear buenos cimientos sobre los que se asiente el proyecto.
Evidentemente, todo esto no es rápido ni sencillo, necesita tiempo. No obstante, no es tiempo perdido, sino que es una inversión de tiempo que nos permitirá ahorrar mucho tiempo más adelante.
“Es que no tengo tiempo para cambiar las cosas”, esto es algo que suelo escuchar, pero, ¿qué te hace suponer que podrás cambiar las cosas si sigues haciendo exactamente lo mismo? Tú decides, ¿no tienes tiempo o actúas para mejorar las cosas?
Y tú qué opinas:
- ¿Consideras que es necesario hacer una pausa poder seguir progresando?
- ¿Añadirías algún otro punto a los expuestos?
- ¿Crees que los procedimientos ayudan a definir el proceso industrial?
Te invito a compartir tu opinión y sugerencias en los comentarios.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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Creando equipo. Las claves del trabajo en equipo
En el anterior artículo hablé del último curso que impartimos en empresa, y comentaba cómo la motivación tiene un fuerte componente personal, y que no podemos limitarnos a esperar una motivación externa, sin poner nada de nuestra parte.
El curso estaba dividido en dos jornadas y, “Creando equipo”, era el título de la segunda jornada, y se hablaba de la importancia del trabajo en equipo y de cómo crear equipo.
“Una empresa no puede prosperar si no tiene a sus empleados detrás”. Neville Isdell
Una vez hemos logrado un mayor conocimiento de nosotros mismos y, una vez estamos abiertos a aportar nuestro grano de arena, hemos de conocer la importancia del trabajo del resto del equipo. Este conocimiento potenciará la confianza en nuestros compañeros, que, a su vez, generará mayor compromiso, viéndose reflejado en la consecución de los objetivos.
A la hora de crear el equipo de trabajo y de trabajar en equipo es imprescindible que exista un objetivo claro, definido y alcanzable. Esto dará sentido al trabajo que se va a realizar. La definición de objetivos es válida tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo.
Pero no es lo mismo un equipo de trabajo que trabajar en equipo. Un equipo de trabajo puede ser la suma de trabajos individuales pero no de trabajo colaborativo. Desgraciadamente, en muchos casos el equipo de trabajo está compuesto por una suma de egos que interfieren en el trabajo en equipo y esto no es eficaz para alcanzar los objetivos planteados. Para trabajar en equipo hace falta espíritu de colaboración y sobra espíritu de imposición.
También es aconsejable, desde mi punto de vista, que estén bien definidas la misión (el por qué de la empresa, la razón de ser), la visión (hacia dónde va la empresa) y los valores de la empresa, puesto que también aportará un mayor sentido al trabajo. Es importante también que los valores de la empresa y los del empleado estén alineados para lograr mejores resultados.
Por otra parte, es necesario potenciar la comunicación, puesto que es la llave de la motivación. Nos va a ayudar a mejorar la transparencia y la confianza, además de eliminar la rumorología, uno de los grandes enemigos de la eficiencia en el trabajo.
Para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo, podemos utilizar herramientas como la empatía, la asertividad y la escucha activa, sin perder de vista los diferentes niveles de comunicación:
- Racional: contenido del mensaje.
- Físico: lenguaje no verbal.
- Emocional: desde dónde hablo.
Para que la comunicación sea bidireccional no podemos olvidarnos del feedback como herramienta, que nos ayudará también en la mejora de nuestros procesos.
Indudablemente, a la hora de realizar el trabajo irán surgiendo problemas, por lo que es necesaria una correcta gestión de los mismos, es decir, debemos ser proactivos y centrarnos en buscar soluciones y no culpables, algo que tendemos a hacer con frecuencia.
Otro de los problemas habituales al que nos enfrentamos es el tiempo o, mejor dicho, la falta del mismo. Es frecuente escuchar “no hay tiempo” o “no tengo tiempo”, pero a veces es preciso hacer una pausa y pararnos a pensar, o emplear algo más de tiempo para poder hacer los trabajos adecuadamente.
“Si no tienes tiempo para hacer las cosas bien, ¿qué te hace pensar que tendrás tiempo para hacerlas de nuevo?”. Seth Godin
Por último, es importante gestionar la información que se irá generando en la realización de las tareas, y poder analizar dicha información, tanto para realizar un seguimiento del trabajo, como para ir mejorando nuestros procesos de forma continua.
En resumen, las claves, si queremos lograr un buen trabajo en equipo, son:
- definir los objetivos a lograr,
- mantener el foco en dichos objetivos,
- dar el mayor sentido posible al trabajo a realizar,
- potenciar la comunicación y el feedback,
- gestionar la información y analizarla, facilitando el seguimiento de las tareas, mejorando así la eficiencia y la mejora continua,
- ser proactivos en la gestión de los problemas, buscando soluciones y no culpables.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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Definición de objetivos. Claves en el éxito de un proyecto.
En un artículo anterior hablé de las claves de implementar un sistema de mantenimiento, pero también hemos de tener en cuenta una serie de claves a la hora de implementar un proyecto.
A la hora de diseñar un proyecto, es prioritario definir los objetivos que se pretenden obtener. Algo tan sencillo se convierte en ocasiones en un auténtico quebradero de cabeza por la falta de previsión. Determinar qué resultados esperamos conseguir y cómo vamos a lograrlos es el primer paso a dar, esto, unido a la planificación de los pasos a seguir, es clave para el éxito del proyecto.
Desde mi punto de vista, las ocho claves en las que se fundamenta el éxito de un proyecto serían las siguientes:
1. Definición de objetivos. Qué se busca o qué pretende obtener. Es sin duda la primera pregunta que nos debemos hacer, nos va a indicar el punto final al que queremos llegar y será la motivación necesaria para culminar con éxito el proyecto.
2. Situación actual. Es el punto inicial del que parte el proyecto. Hemos de conocer perfectamente la situación de la que partimos, conocer los recursos de los que disponemos para saber que recursos necesitaremos.
3. Grado de implicación. Imprescindible establecer el grado de implicación a todos los niveles, tanto para la ejecución, como para la supervisión y el liderazgo del proyecto.
4. Propuesta inicial y revisión. Es complicado que la primera versión del proyecto sea la definitiva, por lo que es aconsejable estudiar una propuesta inicial y ver si es posible mejorar el proyecto.
5. Definición de tareas. Hay que determinar qué se va a hacer, quién lo va a hacer y cómo se va a hacer. Nos va a marcar el camino a seguir para alcanzar nuestro objetivo.
6. Metodología a seguir. Una vez definidas las tareas procederemos a la planificación de las mismas estimando el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. La planificación nos ayudará a reducir tiempos y a minimizar los imprevistos que nos encontremos en el camino.
7. Formación e información. Antes de implementar el proyecto es preciso exponer claramente el proyecto a todos los implicados en él, así como la metodología a seguir, complementando la información con la formación necesaria. Pretendemos que quede claro el sentido del proyecto generando así mayor compromiso entre los participantes.
8. Implementación y seguimiento. Tras la implementación del proyecto es imprescindible realizar un seguimiento, de esta forma comprobaremos los resultados obtenidos y ver si son los esperados o si es preciso realizar algún ajuste. Pretendemos que el proyecto se mantenga en continua evolución, es decir, buscaremos la mejora continua.
A la hora de plantear el proyecto puede ser muy interesante utilizar el modelo de negocio Canvas, ya que nos puede ayudar a clarificar las ideas a la hora de diseñar el proyecto.
Si tenemos perfectamente definidos el punto del que partimos (qué tenemos), el camino a seguir (cómo lo vamos a hacer) y el punto al que queremos llegar (qué esperamos obtener), tendremos asegurada la coherencia del proyecto y buena parte de su éxito.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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