A la hora de gestionar un sistema de mantenimiento nos encontramos con una gran cantidad de información que manejar,  por lo que es imprescindible la utilización de un software adecuado para facilitar y agilizar dicha gestión. Es decir, estamos hablando de utilizar un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador).

Es usual escuchar, “estoy acostumbrado a mis tablas y mis hojas de excel”, pero ¿se analiza posteriormente esa información recopilada? Desgraciadamente no, recopilamos información pero a la hora del análisis lo que solemos escuchar es “no tengo tiempo”. Por tanto ¿de qué nos sirve acumular información si luego no la aprovechamos? ¿Acaso no queremos utilizar esa información para analizarla y poder optimizar nuestro sistema?

La principal ventaja que nos ofrece un software de gestión es la de disponer de tiempo para analizar la información.

Ventajas de un GMAO:

• Nos va a permitir contrastar datos y disponer de ellos en tiempo real, por lo que la toma de decisiones será más rápida y flexible y con criterios objetivos. Podremos analizar y ajustar las tareas de forma más eficiente reduciendo los tiempos de análisis.
• Nos facilita el análisis de las averías, pudiendo detectar más fácilmente las averías repetitivas, permitiendo de esta forma atacar la causa raíz, algo que habitualmente no es posible debido a la falta de tiempo. Si podemos analizar los resultados de nuestro sistema de mantenimiento podremos ver qué funciona y qué no, pudiendo optimizar nuestro sistema, reduciendo unas tareas y potenciando otras, es decir, realizando un mantenimiento más adecuado.
• Nos va a permitir dar un paso más, es decir, pasar de un correctivo a un preventivo, de un preventivo a un predictivo, de un predictivo a un proactivo, nos va a posibilitar optimizar tareas y reducir tiempos y costes.
• Pasaremos de manejar una cantidad ingente de papel y de hojas de cálculo, a poder acceder a la información que necesitamos de forma inmediata y allí donde lo necesitemos. Los operarios pueden disponer de terminales (PDA, Tablet, Móvil) con los que la introducción de datos y la consulta se puede realizar en campo.
• Podemos disponer de un histórico de averías y reparaciones, documentar las anomalías y actuaciones en los equipos, de forma que posteriormente puedan aparecer dichas anotaciones en las órdenes de trabajo, facilitando así las actuaciones de los operarios.
• Nos facilitará la planificación de las tareas al poder consultar de forma inmediata los trabajos pendientes.
• Nos facilitará el control de las tareas, la asignación de los trabajos a los operarios, el nivel de ocupación de los empleados, el análisis de los tiempos empleados y de los recursos necesarios. 
• Podremos tener un mejor control de la documentación, puesto que  nos permitirá asignar a un equipo la documentación necesaria (planos, manuales,…) y los repuestos adecuados, nos permitirá saber con facilidad la posibilidad de utilización de un mismo repuesto para distintos equipos, así como saber cuando y como se han utilizado los repuestos. De forma sencilla podremos conocer el stock del repuesto y realizar un seguimiento de los pedidos.

En resumen, un GMAO nos da tiempo, tiempo para el análisis, tiempo para poder optimizar tareas, tiempo para reducir averías, en definitiva, tiempo para reducir costes y ser más rentables.

Actualmente disponemos en el mercado de diferentes soluciones para la gestión del sistema de mantenimiento, por lo que podemos optar por las siguientes soluciones:

• licencia de GMAO,
• software libre,
• ERP con módulo de mantenimiento,
• GMAO que desarrolla un ERP,
• GMAO en la nube con inferior coste de licencia y olvidándonos de las actualizaciones en nuestro sistema puesto que la actualización es realizada en la nube.

Como hemos visto un GMAO tiene ventajas , pero también necesita de un trabajo adicional a la hora de su implementación. Lo primero a tener en cuenta es la definición de un objetivo claro y qué esperamos obtener. Por otra parte hemos de tener clara la información a utilizar y el grado de control que queremos tener o podemos vernos desbordados por la cantidad de información utilizada. Podemos ahorrar tiempo y esfuerzo en la migración de información al GMAO mediante cargas automáticas de los datos existentes.

Es necesario vencer la reticencia inicial al cambio, debido al temor a un incremento de trabajo, ofreciendo al personal implicado la información adecuada de los objetivos, de los resultados esperados y de las ventajas del sistema. También es necesaria una formación adecuada. Queremos eficacia en el funcionamiento, no tener que descubrir cómo funciona el programa a cada paso.

En definitiva, un GMAO es una herramienta que nos va a permitir ahorrar tiempo y nos va a facilitar la toma de decisiones. Indudablemente hace falta un trabajo preliminar a la hora de implementar el GMAO, pero el resultado merecerá la pena.

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

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