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Resumen conferencia: Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento
El pasado 6 de mayo participamos en la conferencia sobre mantenimiento en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid.
La conferencia constaba de dos ponencias, Angel Partida expuso “Las 9 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento“ y Jorge Asiain expuso “Sistemas avanzados de mantenimiento, TPM, LEAN y RCM“.
El objetivo de la conferencia es el de clarificar y desmitificar conceptos, así como realizar un cambio de visión en la forma de ver el mantenimiento.
La conferencia comenzó con una introducción en la que se definía como principal objetivo del mantenimiento evitar averías o anticiparse a ellas y planificar las intervenciones, es decir, queremos tener el control y no depender de los equipos, queremos decidir cuando realizamos las tareas necesarias de mantenimiento.
A la hora de implementar o mejorar un sistema de mantenimiento, tendremos que ver, en caso de no poder invertir, qué se puede hacer con los recursos disponibles, o ver qué podemos hacer si tenemos posibilidad de invertir. Para este segundo caso, se explicó un método que nos puede ayudar a la hora de justificar la inversión en mantenimiento ante la Dirección de la empresa.
Las 9 claves que considero esenciales a la hora de gestionar el mantenimiento son las siguientes:
1. Definición de objetivos.
El primer paso es saber qué queremos lograr y cómo lo vamos a conseguir, así como saber cuánto podemos invertir.
Por otra parte, es imprescindible contar con el compromiso a todos los niveles de la empresa para que el sistema de mantenimiento tenga éxito. También debemos tener en cuenta que hay que mantener el equilibrio P/CP.
2. Sistema de mantenimiento.
El segundo paso es definir el tipo de mantenimiento a implementar, para lo cual es aconsejable realizar un estudio de criticidad que nos ayude a determinar el tipo de mantenimiento adecuado para cada equipo. Hay que tener en cuenta que podemos utilizar técnicas y herramientas de predictivo a un coste muy asequible.
No podemos olvidarnos de la importancia de la lubricación y de la filtración, habitualmente infravaloradas en el mantenimiento, como herramientas de protección y que ayudan a mejorar el funcionamiento de los equipos.
3. Recursos.
Hay que analizar los recursos necesarios (herramientas, repuestos, documentación, codificación, …), que nos van a facilitar la realización de las tareas de mantenimiento, mejorando la calidad de las tareas y reduciendo tiempos de actuación.
También hay que tener en cuenta, si el personal necesario para realizar el mantenimiento ha de ser de la propia empresa o si puede ser aconsejable contratar servicios especializados.
No vale simplemente disponer de los recursos adecuados sino que hay que saber cómo utilizarlos adecuadamente.
4. Formación.
Imprescindible para saber cómo realizar las tareas, cómo utilizar las herramientas necesarias y cómo tener en cuenta los procedimientos de seguridad. También es necesaria a la hora de mantenernos actualizados como profesionales.
Y tan importante es la formación como la información, es decir, además de explicar qué hay que hacer y cómo se tiene que hacer, hay que dotar de sentido al trabajo que vamos a realizar explicando por qué y para qué se hace, generando de esta forma un mayor nivel de confianza y compromiso.
5. Seguridad, Calidad y Medio Ambiente.
No vale con declarar la seguridad como prioridad a la hora de realizar cualquier tarea, hay que velar porque se cumpla. Por tanto se necesita una formación adecuada y una concienciación de la importancia de la seguridad y de las consecuencias por falta de seguridad. Y esto no puede ser por compromiso sino porque creemos firmemente en la seguridad como prioridad a la hora de realizar un trabajo.
Esa concienciación de la seguridad como prioridad nos va a ayudar a potenciar la confianza a la hora de realizar el trabajo y va a mejorar la calidad del trabajo.
No podemos olvidarnos de las revisiones, inspecciones y legalizaciones necesarias, que van a repercutir en los seguros contratados por la empresa y que puede suponer variaciones importantes de dinero, tanto a la hora de pagar los seguros como de la cuantía a percibir en caso de accidente.
Es recomendable utilizar procedimientos de trabajo, de forma que nos facilite la trazabilidad, repetitibilidad y optimización del proceso, es decir, utilizar un sistema de calidad aunque no sea imprescindible tener la certificación ISO 9001.
Si duda vamos a generar residuos en nuestro proceso, por lo que deberemos identificar los diferentes tipos de residuos, fijar una ubicación para depositarlos y ver cómo se van a gestionar, sin olvidarnos de informar al personal relacionado con el proceso, para evitar almacenamientos indebidos en zonas no habilitadas.
No podemos olvidarnos de la gestión energética, primero deberemos realizar un control y seguimiento de los puntos de máximo consumo, para evitar sobreconsumos, para posteriormente estudiar la posibilidad de sustituir equipos buscando una mayor eficiencia energética.
6. Comunicación.
Necesitamos potenciar la comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo.
A nivel interno, ¿conozco la importancia del trabajo que hacen otros departamentos? La comunicación nos va a facilitar la colaboración entre departamentos, mejorando la planificación y coordinación de tareas, y también va a incidir de forma positiva en el clima laboral.
A nivel externo, ¿escuchamos adecuadamente a nuestros clientes y proveedores? Queremos mejorar la experiencia de ambos con nuestra empresa, incrementando los niveles de satisfacción y confianza.
7. Gestión de Compras, Contratos y Proveedores.
Establecer procedimientos de compras sin perder flexibilidad, así como establecer contratos o acuerdos con los proveedores, que nos ayuden a mejorar las condiciones existentes y que nos permitan reducir costes.
Desde mi punto de vista es aconsejable cambiar la relación con nuestros proveedores, pasando de una relación comercial a una relación de socio estratégico y generar relaciones ganar-ganar.
8. Software de gestión de mantenimiento. GMAO.
No solo es importante documentar los datos relacionados con el mantenimiento (tareas programadas, averías, acciones realizadas, recursos utilizados, incidencias, datos técnicos, mediciones, tendencias, …), sino que es imprescindible utilizar esos datos y analizarlos para extraer todo su valor, de forma que nos ayude a tomar decisiones y mejorar los procesos.
Muchas veces he escuchado el comentario “tenemos gran cantidad de datos pero no tenemos tiempo para analizarlos“. Los datos no nos sirven de nada si no los analizamos y extraemos todo su valor.
Un software de gestión (GMAO) nos va a facilitar ese análisis, nos va a posibilitar utilizar esos datos con agilidad, nos va a facilitar la toma de decisiones y nos va a dar tiempo, tiempo que representa dinero.
9. Seguimiento y mejora continua.
Para que un sistema de mantenimiento sea eficaz, ha de mantenerse vivo y en continua evolución, por lo que es imprescindible definir KPI’s que nos ayuden a evaluar nuestro sistema y facilitar el seguimiento que nos permita realizar mejoras.
En definitiva, gestionando un sistema de mantenimiento de forma eficiente, podemos lograr grandes ahorros tanto en tiempo como en costes.
Es preciso gestionar el cambio, de forma que no se vea como una amenaza sino como una oportunidad, por lo que es necesario analizar todas las posibilidades que nos puede ofrecer nuestro sistema y no quedarnos con las primeras apreciaciones (gasto, carga de trabajo,…), es decir, debemos fijar objetivos a medio plazo y no quedarnos en el corto plazo.
Ahora es tu turno, ¿consideras que se tienen en cuenta estos 9 puntos a la hora de gestionar el mantenimiento en tu empresa? ¿Qué opinas de estos puntos? ¿Crees que se podría incluir algún punto más?
Te invito a compartir tu experiencia o tus sugerencias en los comentarios.
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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Confianza en los compañeros, valor fundamental para el trabajo en equipo.
Se habla mucho de ‘trabajo en equipo’, se destaca al definirse profesionalmente, lo incluimos en el currículum, …, pero ¿realmente sabemos cómo trabajar en equipo?
Me ha tocado trabajar en equipo en múltiples ocasiones y, la verdad, no siempre he percibido que la gente trabaje realmente en equipo ni que conozca el significado de ‘trabajo en equipo’.
Alguno de los problemas que he podido ver son:
- el equipo de trabajo es un conjunto de egos, más preocupados por imponer sus opiniones que de tener en cuenta las opiniones de los otros miembros del equipo,
- la gente se preocupa más del trabajo que hace su compañero que de centrarse en el trabajo que le toca realizar,
- se cuestiona cualquier tipo de avance, se indican las dificultades pero no se aporta ninguna solución,
- no hay un liderazgo definido dentro del equipo que permita seguir adelante en momentos de crisis,
- no existen objetivos claros y definidos,
- no se realiza un seguimiento del avance de los trabajos, para comprobar si se están logrando los objetivos planteados o si, por el contrario, puede haber una desviación y puede que sea necesario redefinir dichos objetivos.
Para mi, uno de los mejores ejemplos de trabajo en equipo, es el que realizan los mecánicos de la Formula 1 a la hora del cambio de neumáticos en una carrera. Cada uno sabe perfectamente cual es el trabajo que debe realizar, cada uno sabe qué trabajo realiza cada uno de sus compañeros, todos y cada uno confía en el trabajo de sus compañeros, por lo que cada miembro del equipo se preocupa única y exclusivamente de realizar su trabajo. El resultado, simplemente espectacular, un cambio de neumáticos en menos de seis segundos.
Por tanto, considero que los principales puntos en los que se debe basar el trabajo en equipo podrían ser:
- definir objetivos claros y sencillos (qué queremos hacer),
- determinar la forma de ejecutar el trabajo, definir y estructurar tareas (cómo se va a hacer),
- definir cada trabajo y asignarlo (qué y quién lo va a hacer),
- comprender el objeto del trabajo (por qué se va a hacer).
Desde mi punto de vista, es aconsejable que las decisiones a tomar sean consensuadas por el equipo, de esa forma todos los miembros del equipo se considerarán importantes y sabrán que pueden hacer aportaciones al equipo, por lo que el talento del equipo será plenamente utilizado. También es necesario que exista la figura de un líder para tomar la decisión final en caso de no encontrar consenso o de guiar al resto del grupo en momentos de debilidad.
Los pilares de un buen equipo de trabajo deberían ser:
- confianza
- seguridad
- conocimiento
- comunicación
- compromiso
Un equipo que trabaja unido y con confianza podrá enfrentarse y superar cualquier reto.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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