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Resumen conferencia: Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento

 

El pasado 6 de mayo participamos en la conferencia sobre mantenimiento en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid.

La conferencia constaba de dos ponencias, Angel Partida expuso “Las 9 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento“ y Jorge Asiain  expuso “Sistemas avanzados de mantenimiento, TPM, LEAN y RCM“.

Foto de Angel Partida y Jorge Asiain

El objetivo de la conferencia es el de clarificar y desmitificar conceptos, así como realizar un cambio de visión en la forma de ver el mantenimiento.

La conferencia comenzó con una introducción en la que se definía como principal objetivo del mantenimiento evitar averías o anticiparse a ellas y planificar las intervenciones, es decir, queremos tener el control y no depender de los equipos, queremos decidir cuando realizamos las tareas necesarias de mantenimiento.

A la hora de implementar o mejorar un sistema de mantenimiento, tendremos que ver, en caso de no poder invertir, qué se puede hacer con los recursos disponibles, o ver qué podemos hacer si tenemos posibilidad de invertir. Para este segundo caso, se explicó un método que nos puede ayudar a la hora de justificar la inversión en mantenimiento ante la Dirección de la empresa.

Foto de Angel Partida justificando el coste de mantenimiento

Las 9 claves que considero esenciales a la hora de gestionar el mantenimiento son las siguientes:

1. Definición de objetivos.

El primer paso es saber qué queremos lograr y cómo lo vamos a conseguir, así como saber cuánto podemos invertir.

Por otra parte, es imprescindible contar con el compromiso a todos los niveles de la empresa para que el sistema de mantenimiento tenga éxito. También debemos tener en cuenta que hay que mantener el equilibrio P/CP.

2. Sistema de mantenimiento.

El segundo paso es definir el tipo de mantenimiento a implementar, para lo cual es aconsejable realizar un estudio de criticidad que nos ayude a determinar el tipo de mantenimiento adecuado para cada equipo. Hay que tener en cuenta que podemos utilizar técnicas y herramientas de predictivo a un coste muy asequible.

No podemos olvidarnos de la importancia de la lubricación y de la filtración, habitualmente infravaloradas en el mantenimiento, como herramientas de protección y que ayudan a mejorar el funcionamiento de los equipos.

3. Recursos.

Hay que analizar los recursos necesarios (herramientas, repuestos, documentación, codificación, …), que nos van a facilitar la realización de las tareas de mantenimiento, mejorando la calidad de las tareas y reduciendo tiempos de actuación.

También hay que tener en cuenta, si el personal necesario para realizar el mantenimiento ha de ser de la propia empresa o si puede ser  aconsejable contratar servicios especializados.

No vale simplemente disponer de los recursos adecuados sino que hay que saber cómo utilizarlos adecuadamente.

4. Formación.

Imprescindible para saber cómo realizar las tareas, cómo utilizar las herramientas necesarias y cómo tener en cuenta los procedimientos de seguridad. También es necesaria a la hora de mantenernos actualizados como profesionales.

Y tan importante es la formación como la información, es decir, además de explicar qué hay que hacer y cómo se tiene que hacer, hay que dotar de sentido al trabajo que vamos a realizar explicando por qué y para qué se hace, generando de esta forma un mayor nivel de confianza y compromiso.

5. Seguridad, Calidad y Medio Ambiente.

No vale con declarar la seguridad como prioridad a la hora de realizar cualquier tarea, hay que velar porque se cumpla. Por tanto se necesita una formación adecuada y una concienciación de la importancia de la seguridad y de las consecuencias por falta de seguridad. Y esto no puede ser por compromiso sino porque creemos firmemente en la seguridad como prioridad a la hora de realizar un trabajo.

Esa concienciación de la seguridad como prioridad nos va a ayudar a potenciar la confianza a la hora de realizar el trabajo y va a mejorar la calidad del trabajo.

No podemos olvidarnos de las revisiones, inspecciones y legalizaciones necesarias, que van a repercutir en los seguros contratados por la empresa y que puede suponer variaciones importantes de dinero, tanto a la hora de pagar los seguros como de la cuantía a percibir en caso de accidente.

Es recomendable utilizar procedimientos de trabajo, de forma que nos facilite la trazabilidad, repetitibilidad y optimización del proceso, es decir, utilizar un sistema de calidad aunque no sea imprescindible tener la certificación ISO 9001.

Si duda vamos a generar residuos en nuestro proceso, por lo que deberemos identificar los diferentes tipos de residuos, fijar una ubicación para depositarlos y ver cómo se van a gestionar, sin olvidarnos de informar al personal relacionado con el proceso, para evitar almacenamientos indebidos en zonas no habilitadas.

No podemos olvidarnos de la gestión energética, primero deberemos realizar un control y seguimiento de los puntos de máximo consumo, para evitar sobreconsumos, para  posteriormente estudiar la posibilidad de sustituir equipos buscando una mayor eficiencia energética.

6. Comunicación.

Necesitamos potenciar la comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo.

A nivel interno, ¿conozco la importancia del trabajo que hacen otros departamentos? La comunicación nos va a facilitar la colaboración entre departamentos, mejorando la planificación y coordinación de tareas, y también va a incidir de forma positiva en el clima laboral.

A nivel externo, ¿escuchamos adecuadamente a nuestros clientes y proveedores? Queremos mejorar la experiencia de ambos con nuestra empresa, incrementando los niveles de satisfacción y confianza.

7. Gestión de Compras, Contratos y Proveedores.

Establecer procedimientos de compras sin perder flexibilidad, así como establecer contratos o acuerdos con los proveedores, que nos ayuden a mejorar las condiciones existentes y que nos permitan reducir costes.

Desde mi punto de vista es aconsejable cambiar la relación con nuestros proveedores, pasando de una relación comercial a una relación de socio estratégico y generar relaciones ganar-ganar.

8. Software de gestión de mantenimiento. GMAO.

No solo es importante documentar los datos relacionados con el mantenimiento (tareas programadas, averías, acciones realizadas, recursos utilizados, incidencias, datos técnicos, mediciones, tendencias, …), sino que es imprescindible utilizar esos datos y analizarlos para extraer todo su valor, de forma que nos ayude a tomar decisiones y mejorar los procesos.

Muchas veces he escuchado el comentario “tenemos gran cantidad de datos pero no tenemos tiempo para analizarlos“. Los datos no nos sirven de nada si no los analizamos y extraemos todo su valor.

Un software de gestión (GMAO) nos va a facilitar ese análisis, nos va a posibilitar utilizar esos datos con agilidad, nos va a facilitar la toma de decisiones y nos va a dar tiempo, tiempo que representa dinero.

9. Seguimiento y mejora continua.

Para que un sistema de mantenimiento sea eficaz, ha de mantenerse vivo y en continua evolución, por lo que es imprescindible definir KPI’s que nos ayuden a evaluar nuestro sistema y facilitar el seguimiento que nos permita realizar mejoras.

 

En definitiva, gestionando un sistema de mantenimiento de forma eficiente, podemos lograr grandes ahorros tanto en tiempo como en costes.

Es preciso gestionar el cambio, de forma que no se vea como una amenaza sino como una oportunidad, por lo que es necesario analizar todas las posibilidades que nos puede ofrecer nuestro sistema y no quedarnos con las primeras apreciaciones (gasto, carga de trabajo,…), es decir, debemos fijar objetivos a medio plazo y no quedarnos en el corto plazo.

 

Ahora es tu turno, ¿consideras que se tienen en cuenta estos 9 puntos a la hora de gestionar el mantenimiento en tu empresa? ¿Qué opinas de estos puntos? ¿Crees que se podría incluir algún punto más?

Te invito a compartir tu experiencia o tus sugerencias en los comentarios.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Conferencia: Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento

 

El próximo martes 6 de mayo participaremos en la conferencia “Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento” a celebrar en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid (COITIM), C/ Jordán nº 14, 28010 Madrid .




La jornada comenzará a las 18.00 horas y tendrá una duración aproximada de dos horas. Es una jornada abierta, tanto para colegiados como para personas, interesadas en el tema de la conferencia, que no estén relacionadas con el Colegio.

Angel Partida, fundador de Mantenimiento & Mentoring Industrial, participará con la ponencia “Las 9 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento“. Jorge Asiain, fundador de Alter Evo Ingenieros  y profesor de la UEM, participará con la ponencia “Sistemas avanzados de mantenimiento, TPM, LEAN y RCM“.

Consideramos que una gestión adecuada del sistema de mantenimiento es imprescindible a la hora de reducir costes innecesarios, siendo aún de mayor importancia en estos tiempos de incertidumbre.

El objetivo de esta jornada es la de desmitificar y clarificar conceptos. Planteamos la necesidad de un cambio de visión a la hora de realizar el mantenimiento, del gasto a la inversión necesaria para evitar costes innecesarios. También consideramos que es necesario potenciar el análisis de la información para lograr la mejora continua, y que hay que mejorar la comunicación e interacción con otros departamentos con el fin de mejorar la gestión del mantenimiento. Finalmente incidimos en la importancia de conocer sistemas avanzados de mantenimiento.

A continuación se puede ver la ficha completa de la jornada.

 

 

 Te invitamos a asistir y a participar en esta jornada técnica.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Creando equipo. Las claves del trabajo en equipo

 

En el anterior artículo hablé del último curso que impartimos en empresa, y comentaba cómo la motivación tiene un fuerte componente personal, y que no podemos limitarnos a esperar una motivación externa, sin poner nada de nuestra parte.

El curso estaba dividido en dos jornadas y, “Creando equipo”, era el título de la segunda jornada, y se hablaba de la importancia del trabajo en equipo y de cómo crear equipo.

“Una empresa no puede prosperar si no tiene a sus empleados detrás”. Neville Isdell

Una vez hemos logrado un mayor conocimiento de nosotros mismos y, una vez estamos abiertos a aportar nuestro grano de arena, hemos de conocer la importancia del trabajo del resto del equipo. Este conocimiento potenciará la confianza en nuestros compañeros, que, a su vez, generará mayor compromiso, viéndose reflejado en la consecución de los objetivos.

A la hora de crear el equipo de trabajo y de trabajar en equipo es imprescindible que exista un objetivo claro, definido y alcanzable. Esto dará sentido al trabajo que se va a realizar. La definición de objetivos es válida tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo.

Pero no es lo mismo un equipo de trabajo que trabajar en equipo. Un equipo de trabajo puede ser la suma de trabajos individuales pero no de trabajo colaborativo. Desgraciadamente, en muchos casos el equipo de trabajo está compuesto por una suma de egos que interfieren en el trabajo en equipo y esto no es eficaz para alcanzar los objetivos planteados. Para trabajar en equipo hace falta espíritu de colaboración y sobra espíritu de imposición.

También es aconsejable, desde mi punto de vista, que estén bien definidas la misión (el por qué de la empresa, la razón de ser), la visión (hacia dónde va la empresa) y los valores de la empresa, puesto que también aportará un mayor sentido al trabajo. Es importante también que los valores de la empresa y los del empleado estén alineados para lograr mejores resultados.

Por otra parte, es necesario potenciar la comunicación, puesto que es la llave de la motivación. Nos va a ayudar a mejorar la transparencia y la confianza, además de eliminar la rumorología, uno de los grandes enemigos de la eficiencia en el trabajo.

Para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo, podemos utilizar herramientas como la empatía, la asertividad y la escucha activa, sin perder de vista los diferentes niveles de comunicación:

  • Racional: contenido del mensaje.
  • Físico: lenguaje no verbal.
  • Emocional: desde dónde hablo.

Para que la comunicación sea bidireccional no podemos olvidarnos del feedback como herramienta, que nos ayudará también en la mejora de nuestros procesos.

Indudablemente, a la hora de realizar el trabajo irán surgiendo problemas, por lo que es necesaria una correcta gestión de los mismos, es decir, debemos ser proactivos y centrarnos en buscar soluciones y no culpables, algo que tendemos a hacer con frecuencia.

Otro de los problemas habituales al que nos enfrentamos es el tiempo o, mejor dicho, la falta del mismo. Es frecuente escuchar “no hay tiempo” o “no tengo tiempo”, pero a veces es preciso hacer una pausa y pararnos a pensar, o emplear algo más de tiempo para poder hacer los trabajos adecuadamente.

“Si no tienes tiempo para hacer las cosas bien, ¿qué te hace pensar que tendrás tiempo para hacerlas de nuevo?”. Seth Godin

Por último, es importante gestionar la información que se irá generando en la realización de las tareas, y poder analizar dicha información, tanto para realizar un seguimiento del trabajo, como para ir mejorando nuestros procesos de forma continua.

En resumen, las claves, si queremos lograr un buen trabajo en equipo, son:

  • definir los objetivos a lograr,
  • mantener el foco en dichos objetivos,
  • dar el mayor sentido posible al trabajo a realizar,
  • potenciar la comunicación y el feedback,
  • gestionar la información y analizarla, facilitando el seguimiento de las tareas, mejorando así la eficiencia y la mejora continua,
  • ser proactivos en la gestión de los problemas, buscando soluciones y no culpables.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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¿Innovación o una nueva acción?

 

Tengo la sensación de que la palabra innovación se está utilizando de forma no adecuada en los últimos tiempos. Cuando se habla de innovación se destaca la parte tecnológica o la sofisticación, pero ¿eso es realmente la innovación? ¿No es posible innovar en la empresa no tecnológica?

Innovación significa hacer algo nuevo, diferente, por lo que es aplicable a cualquier empresa.

Según la RAE, innovar significa alterar las cosas introduciendo novedades.

Indudablemente se puede innovar tanto en productos como en servicios. Innovar también significa reinventar o transformar.

Podemos realizar la innovación de forma interna, es decir, desde nuestros empleados. Por tanto debemos potenciar el talento interno de nuestra empresa utilizando la comunicación y la formación con el fin de lograr motivación y compromiso. Aprovechar para, como dice Stephen Covey, “mover la curva”, es decir, detectar los puntos más eficientes dentro de la empresa, nuestros empleados con más talento e innovadores, para posteriormente publicitar sus ideas y logros, proponiéndoles como ejemplo a seguir, potenciando así su creatividad y fomentando que instruyan y guíen a sus propios compañeros.

También podemos realizar la innovación de forma externa, desde nuestros clientes y proveedores. Nuestro cliente puede tener una nueva necesidad, o una necesidad ya existente que no podemos cubrir plenamente con nuestro servicio o producto, por tanto, podemos, bien modificar nuestra solución, o bien desarrollar una nueva solución. También se puede dar la innovación desde los proveedores, ya que nos ofrecen nuevas soluciones y posibilidades que podemos aprovechar.

La innovación nos facilita la evolución constante dentro de la empresa, podemos pensar de forma continuada como mejorar nuestros procesos, productos y servicios, o bien desarrollar nuevas soluciones.

Por tanto debemos potenciar la creatividad dentro de la empresa, lo que nos ofrecerá la posibilidad de innovar para afianzar nuestra empresa y poder crecer posteriormente.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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Clientes y proveedores. Su influencia en los resultados de nuestra empresa.

 

Clientes y proveedores son dos pilares fundamentales en el funcionamiento de cualquier empresa, pero ¿realmente los consideramos como tal?

Habitualmente pensamos en lo que nosotros queremos y no nos paramos a pensar en lo que quieren o esperan de nosotros nuestros clientes y proveedores.

El principio sobre el que debemos basar nuestra relación con clientes y proveedores es muy sencillo:

“Debemos tratar a nuestros proveedores tal y como nos gustaría que nos tratasen nuestros clientes, y tratar a nuestros clientes tal y como nos gustaría que nos tratasen nuestros proveedores”.

Además, es necesario potenciar la comunicación, la coherencia y la transparencia en nuestra relación con clientes y proveedores.

Hay que evitar la tendencia de “voy a apretar todo lo que pueda al proveedor”, evidentemente no hay que pagar de más por un producto, pero tampoco hay que asfixiar al proveedor ajustando hasta el imposible los precios o llegará un punto en que el proveedor no pueda más y tenga que cerrar, y en caso de suceder eso, ¿nos beneficiaría? Lo más probable es que no, por lo pronto perderíamos el tiempo buscando un nuevo proveedor, con el riesgo de perder suministro mientras tanto.

Es aconsejable ver al proveedor como un colaborador. Si mantenemos una estrecha relación de colaboración con el proveedor, sin duda repercutirá muy favorablemente en los resultados de nuestra empresa. Si nosotros ayudamos en lo posible al proveedor, ¿no intentará él ayudar a nuestra empresa? Hay que analizar la posibilidad de establecer alianzas estratégicas, algo que puede beneficiar tanto a la empresa como al proveedor.

De la misma forma actuaríamos con el cliente, la misma visión que se aplica con el proveedor es posible aplicarla con nuestro cliente, ¿acaso no somos su proveedor? Escuchar las necesidades del cliente, analizarlas y ofrecer soluciones es la vía de mejorar nuestra relación con el cliente fomentando la colaboración.

En la empresa tenemos clientes y proveedores externos, pero a nivel interno también existirá esa relación entre los departamentos, por lo que aplican los mismos conceptos que se tratan con las relaciones externas.

Sustituir el concepto de “relación comercial” por el de “colaboración”, ayudará a la empresa a la hora de obtener mejores resultados y lograr una mayor rentabilidad.

 

Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”

 

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