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Resumen conferencia: Claves para la gestión de un sistema de mantenimiento
El pasado 6 de mayo participamos en la conferencia sobre mantenimiento en el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Madrid.
La conferencia constaba de dos ponencias, Angel Partida expuso “Las 9 claves en la gestión de un sistema de mantenimiento“ y Jorge Asiain expuso “Sistemas avanzados de mantenimiento, TPM, LEAN y RCM“.
El objetivo de la conferencia es el de clarificar y desmitificar conceptos, así como realizar un cambio de visión en la forma de ver el mantenimiento.
La conferencia comenzó con una introducción en la que se definía como principal objetivo del mantenimiento evitar averías o anticiparse a ellas y planificar las intervenciones, es decir, queremos tener el control y no depender de los equipos, queremos decidir cuando realizamos las tareas necesarias de mantenimiento.
A la hora de implementar o mejorar un sistema de mantenimiento, tendremos que ver, en caso de no poder invertir, qué se puede hacer con los recursos disponibles, o ver qué podemos hacer si tenemos posibilidad de invertir. Para este segundo caso, se explicó un método que nos puede ayudar a la hora de justificar la inversión en mantenimiento ante la Dirección de la empresa.
Las 9 claves que considero esenciales a la hora de gestionar el mantenimiento son las siguientes:
1. Definición de objetivos.
El primer paso es saber qué queremos lograr y cómo lo vamos a conseguir, así como saber cuánto podemos invertir.
Por otra parte, es imprescindible contar con el compromiso a todos los niveles de la empresa para que el sistema de mantenimiento tenga éxito. También debemos tener en cuenta que hay que mantener el equilibrio P/CP.
2. Sistema de mantenimiento.
El segundo paso es definir el tipo de mantenimiento a implementar, para lo cual es aconsejable realizar un estudio de criticidad que nos ayude a determinar el tipo de mantenimiento adecuado para cada equipo. Hay que tener en cuenta que podemos utilizar técnicas y herramientas de predictivo a un coste muy asequible.
No podemos olvidarnos de la importancia de la lubricación y de la filtración, habitualmente infravaloradas en el mantenimiento, como herramientas de protección y que ayudan a mejorar el funcionamiento de los equipos.
3. Recursos.
Hay que analizar los recursos necesarios (herramientas, repuestos, documentación, codificación, …), que nos van a facilitar la realización de las tareas de mantenimiento, mejorando la calidad de las tareas y reduciendo tiempos de actuación.
También hay que tener en cuenta, si el personal necesario para realizar el mantenimiento ha de ser de la propia empresa o si puede ser aconsejable contratar servicios especializados.
No vale simplemente disponer de los recursos adecuados sino que hay que saber cómo utilizarlos adecuadamente.
4. Formación.
Imprescindible para saber cómo realizar las tareas, cómo utilizar las herramientas necesarias y cómo tener en cuenta los procedimientos de seguridad. También es necesaria a la hora de mantenernos actualizados como profesionales.
Y tan importante es la formación como la información, es decir, además de explicar qué hay que hacer y cómo se tiene que hacer, hay que dotar de sentido al trabajo que vamos a realizar explicando por qué y para qué se hace, generando de esta forma un mayor nivel de confianza y compromiso.
5. Seguridad, Calidad y Medio Ambiente.
No vale con declarar la seguridad como prioridad a la hora de realizar cualquier tarea, hay que velar porque se cumpla. Por tanto se necesita una formación adecuada y una concienciación de la importancia de la seguridad y de las consecuencias por falta de seguridad. Y esto no puede ser por compromiso sino porque creemos firmemente en la seguridad como prioridad a la hora de realizar un trabajo.
Esa concienciación de la seguridad como prioridad nos va a ayudar a potenciar la confianza a la hora de realizar el trabajo y va a mejorar la calidad del trabajo.
No podemos olvidarnos de las revisiones, inspecciones y legalizaciones necesarias, que van a repercutir en los seguros contratados por la empresa y que puede suponer variaciones importantes de dinero, tanto a la hora de pagar los seguros como de la cuantía a percibir en caso de accidente.
Es recomendable utilizar procedimientos de trabajo, de forma que nos facilite la trazabilidad, repetitibilidad y optimización del proceso, es decir, utilizar un sistema de calidad aunque no sea imprescindible tener la certificación ISO 9001.
Si duda vamos a generar residuos en nuestro proceso, por lo que deberemos identificar los diferentes tipos de residuos, fijar una ubicación para depositarlos y ver cómo se van a gestionar, sin olvidarnos de informar al personal relacionado con el proceso, para evitar almacenamientos indebidos en zonas no habilitadas.
No podemos olvidarnos de la gestión energética, primero deberemos realizar un control y seguimiento de los puntos de máximo consumo, para evitar sobreconsumos, para posteriormente estudiar la posibilidad de sustituir equipos buscando una mayor eficiencia energética.
6. Comunicación.
Necesitamos potenciar la comunicación tanto a nivel interno como a nivel externo.
A nivel interno, ¿conozco la importancia del trabajo que hacen otros departamentos? La comunicación nos va a facilitar la colaboración entre departamentos, mejorando la planificación y coordinación de tareas, y también va a incidir de forma positiva en el clima laboral.
A nivel externo, ¿escuchamos adecuadamente a nuestros clientes y proveedores? Queremos mejorar la experiencia de ambos con nuestra empresa, incrementando los niveles de satisfacción y confianza.
7. Gestión de Compras, Contratos y Proveedores.
Establecer procedimientos de compras sin perder flexibilidad, así como establecer contratos o acuerdos con los proveedores, que nos ayuden a mejorar las condiciones existentes y que nos permitan reducir costes.
Desde mi punto de vista es aconsejable cambiar la relación con nuestros proveedores, pasando de una relación comercial a una relación de socio estratégico y generar relaciones ganar-ganar.
8. Software de gestión de mantenimiento. GMAO.
No solo es importante documentar los datos relacionados con el mantenimiento (tareas programadas, averías, acciones realizadas, recursos utilizados, incidencias, datos técnicos, mediciones, tendencias, …), sino que es imprescindible utilizar esos datos y analizarlos para extraer todo su valor, de forma que nos ayude a tomar decisiones y mejorar los procesos.
Muchas veces he escuchado el comentario “tenemos gran cantidad de datos pero no tenemos tiempo para analizarlos“. Los datos no nos sirven de nada si no los analizamos y extraemos todo su valor.
Un software de gestión (GMAO) nos va a facilitar ese análisis, nos va a posibilitar utilizar esos datos con agilidad, nos va a facilitar la toma de decisiones y nos va a dar tiempo, tiempo que representa dinero.
9. Seguimiento y mejora continua.
Para que un sistema de mantenimiento sea eficaz, ha de mantenerse vivo y en continua evolución, por lo que es imprescindible definir KPI’s que nos ayuden a evaluar nuestro sistema y facilitar el seguimiento que nos permita realizar mejoras.
En definitiva, gestionando un sistema de mantenimiento de forma eficiente, podemos lograr grandes ahorros tanto en tiempo como en costes.
Es preciso gestionar el cambio, de forma que no se vea como una amenaza sino como una oportunidad, por lo que es necesario analizar todas las posibilidades que nos puede ofrecer nuestro sistema y no quedarnos con las primeras apreciaciones (gasto, carga de trabajo,…), es decir, debemos fijar objetivos a medio plazo y no quedarnos en el corto plazo.
Ahora es tu turno, ¿consideras que se tienen en cuenta estos 9 puntos a la hora de gestionar el mantenimiento en tu empresa? ¿Qué opinas de estos puntos? ¿Crees que se podría incluir algún punto más?
Te invito a compartir tu experiencia o tus sugerencias en los comentarios.
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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9 claves a la hora de implementar un sistema de mantenimiento.
A la hora de implementar un sistema de mantenimiento es necesario seguir una serie de pasos que nos ayudarán a lograr el éxito, tanto a la hora de la implementación como para lograr que el sistema siga manteniéndose de forma efectiva con el paso del tiempo.
1. Definir objetivos.
Antes de implementar un sistema de mantenimiento es imprescindible definir claramente los objetivos a alcanzar y tener en cuenta varios factores que influyen:
- ¿Qué se pretende? ¿Qué queremos lograr u obtener con nuestro sistema?
- ¿Qué recursos hay disponibles? Propios y externos. Qué proveedores tenemos y cual va a ser nuestra relación con ellos.
- Podemos invertir dinero o debemos comenzar con los recursos que tenemos.
- ¿Quién va a ser nuestro cliente? Tanto interno o externo. Y establecer qué tipo de relación queremos tener con ellos.
2. Conocer el proceso productivo.
No podemos implementar un sistema si no conocemos las características del sistema productivo. Es necesario analizar y determinar las relaciones y las colaboraciones necesarias para evitar interferencias.
3. Analizar la criticidad.
En función de la criticidad de los equipos o de los procesos será necesario implementar diferentes niveles de mantenimiento.
- Criticidad del equipo de cara a una parada de producción.
- Coste de reparación o de sustitución del equipo.
- Accesibilidad para la reparación o el mantenimiento del equipo.
- Plazo de entrega de los repuestos en caso de avería o reparación.
4. Elaboración de los planes de mantenimiento.
Una vez analizada la criticidad, se procederá establecer el plan de mantenimiento de cada equipo, reuniendo tareas similares en rutas a fin de optimizar tiempos. Hemos de determinar qué tareas se van a hacer, cómo se van a hacer y quién las va a hacer (una persona , un equipo de trabajo o un departamento determinado, o bien si el trabajo va a ser realizado por la propia empresa o por una empresa externa).
5. Documentación y repuestos.
Es necesario identificar la documentación y los repuestos necesarios para realizar las tareas de mantenimiento. Es aconsejable utilizar un sistema de codificación para facilitar su gestión.
Dentro de la documentación habrá que disponer de planos, despieces y manuales para realizar un correcto mantenimiento en el menor tiempo disponible.
En cuanto a los repuestos, la criticidad nos habrá marcado la necesidad de disponer de equipos completos o de repuestos para la reparación, así como los consumibles necesarios.
6. Seguridad, Calidad, Medioambiente, Compras.
No podemos olvidarnos de las áreas relacionadas con el mantenimiento:
- Seguridad: ha de estar presente siempre a la hora de realizar cualquier tarea de mantenimiento y ha de transmitirse su importancia entre los operarios.
- Calidad: hay que determinar los niveles de calidad que exigimos en nuestros trabajos y establecer procedimientos de actuación.
- Medioambiente: inevitablemente se van a generar residuos, hay que planificar la gestión adecuada de los mismos.
- Compras: Establecer procedimientos y llegar a acuerdos de suministro con los proveedores.
7. Formación e información.
Es necesaria e imprescindible la formación del personal que va a realizar las tareas de mantenimiento. Complementado con información, puesto que tan importante es saber qué se va a hacer y cómo se va a hacer, como el por qué se va a hacer una tarea.
8. Implementación.
A la hora de la implementación se han de establecer las etapas a seguir, las métricas y los KPI’s adecuados para realizar el seguimiento. También hay que definir, en todos los niveles, la responsabilidad de cada persona.
9. Seguimiento y mejora continua (Kaizen).
Realizar el seguimiento del sistema al termino de la implementación, es imprescindible para que el sistema se mantenga en el tiempo de forma eficiente. Muchos sistemas fracasan por no realizar un seguimiento del mismo.
Además, el seguimiento nos permitirá mantener el sistema vivo gracias a la mejora continua. Con el paso del tiempo se irá viendo si las medidas implementadas han sido adecuadas o si es necesario hacer modificaciones. Por otra parte, se pueden producir cambios tanto en el proceso productivo como en los equipos, bien por cambio o por actualización de los mismos, lo que provocará la actualización del sistema y una mejora continua.
Una correcta implementación del sistema de mantenimiento nos permitirá lograr una mayor rentabilidad,una optimización de tiempos y tareas, una mejor relación y colaboración entre departamentos y una adecuada gestión documental, de repuestos y de compras.
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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Factores que influyen en el Mantenimiento.
Existen factores que influyen a la hora de implementar un sistema de mantenimiento y que, por lo general, no se tienen en cuenta. Evidentemente estos factores suponen una carga adicional de trabajo, sin embargo es mucho mayor el beneficio económico y de tiempo que podemos obtener.
A continuación se comentan algunos de estos factores que pueden tener gran incidencia.
Codificación. Es uno de los sistemas más eficaces y que se suelen ignorar. Es muy importante el tener un sistema de codificación tanto para la documentación, gamas de mantenimiento, equipos y repuestos. Nos facilitará tener localizado el equipo, ver a que sistema pertenece, qué documentación tiene asociada (datos técnicos, planos y manuales de reparación), los repuestos asignados al equipo y su ubicación en el almacén, las tareas que tiene asignadas. Todo esto supone un gran trabajo, evidentemente, pero los resultados son realmente positivos, obtendremos un gran ahorro de tiempo (y el tiempo es dinero) a la hora de localizar documentación y los repuestos adecuados en la reparación de una avería, nos facilitará la obtención de un histórico de mantenimiento o de reparación, que nos ayudará para detectar averías repetitivas y erradicar la causa, hacer estimaciones de costes para una posterior negociación de contratos, control de las tareas e intervenciones en los equipos, actualizaciones de documentación,…
Seguridad. Un factor imprescindible. Las tareas de mantenimiento han de realizarse con unas medidas de seguridad adecuadas, el mayor activo de cualquier empresa son los empleados y es una obligación cuidar de ellos. Si los operarios se sienten seguros realizarán las tareas de forma más rápida y eficaz. En ocasiones las medidas de seguridad suponen un aumento en el tiempo de intervención, pero mayor es el tiempo perdido por un accidente y una baja.
Medioambiente. Este factor nos puede ahorrar dinero con un correcta gestión de los residuos o de ciertos materiales. Intimamente ligado en muchas ocasiones con la seguridad. En ocasiones se pierde un tiempo precioso en intentar gestionar los residuos, cuando debe ser algo de sentido común y previsto con anterioridad.
Almacén. Consiste en realizar una correcta discriminación de repuestos, existen críticos, comerciales y de plazo de entrega admisible. Es decir, no es necesario tener repuesto de todo, esto genera un inmovilizado excesivo. Hay que realizar una discriminación de repuestos necesarios por su criticidad o plazo de entrega, ver si una avería puede suponer una parada de la producción. Se puede hablar con los proveedores la posibilidad de almacenaje por su parte, ver los plazos de entrega. Optimizando los repuestos y firmando contratos de suministro a medio-largo plazo, puede suponer un gran ahorro de costes.
Documentación. Disponer de la documentación adecuada, actualizada y de fácil acceso, es fundamental a la hora de realizar intervenciones eficaces, tanto a nivel de reparación como de tarea de mantenimiento. Documentación adecuada al equipo o material, actualizada con las últimas modificaciones que se hayan podido realizar y de fácil acceso, lo que supone disminuir los tiempos de actuación.
GMAO. Con GMAO nos referimos a un programa de gestión de mantenimiento, no tiene por qué ser excesivamente sofisticado y caro, basta con tener ordenados y disponibles ciertos parámetros necesarios, identificar equipos, asociar repuestos y documentación, historial de intervenciones, etc. Supone disponer de una base de datos necesaria para la correcta sistematización del mantenimiento.
Relación entre departamentos. El mantenimiento no se puede considerar como sistema aislado, necesita de una colaboración con otros departamentos, Producción, Compras, Seguridad, Medioambiente, Recursos Humanos, etc. Si se favorece la comunicación entre los departamentos se potenciará la colaboración, lo que mejorará la eficacia del trabajo y se aumentará la rentabilidad. Hay que ver a los otros departamentos como complementarios, no como rivales, algo que sucede con frecuencia.
Formación. Es necesario mantener al personal informado y actualizado con la correcta formación. Formación sobre equipos, sistemas, materiales, seguridad, etc. Todo aquello que sea necesario para realizar y comprender el trabajo, mejoraremos la disposición del empleado y aumentaremos su motivación puesto que percibirá que la empresa invierte en él para que tenga todos los medios a su alcance para realizar un trabajo óptimo.
Trabajando con sentido común estos factores obtendremos resultados óptimos, mejoraremos la eficacia del sistema, disminuiremos incidencias y tiempos de respuesta y lograremos mayor rentabilidad en la empresa.
“A veces el sentido común es el menos común de los sentidos.”
Angel Partida
Ingeniero Técnico Industrial
Fundador de “Mantenimiento & Mentoring Industrial”
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